問い合わせmini V1.0 仕様書

1. システム名 | 問い合わせmini

2. 目的

問い合わせminiは、小規模事業者・店舗向けに、ホームページや資料請求ページから届く問い合わせ対応を効率化するための無料ツールである。

Googleフォームで問い合わせを受け付け、Googleスプレッドシートに問い合わせ内容を蓄積し、GASにより受付完了メールの自動送信、問い合わせ台帳の管理、返信メール下書きの作成を行う。

完全自動対応ではなく、問い合わせ者への受付確認は自動化し、実際の回答は担当者が確認して送信する半自動運用を基本とする。

3. 想定利用者

対象は、次のような小規模事業者・店舗とする。

• 問い合わせ対応に時間がかかっている店舗
• 同じような質問に何度も返信している事業者
• 資料請求や商品説明依頼が多い事業者
• 専任の問い合わせ担当者を置けない小規模企業
• GoogleフォームやGmailを使って簡単に問い合わせ管理を始めたい事業者

4. V1.0の基本方針

V1.0では、システムを複雑にしすぎず、無料ダウンロード後にすぐ使える構成を優先する。

標準の問い合わせ受付方法は Googleフォーム とする。

WordPressフォーム連携やPHPフォーム連携は、V1.0では標準対象外とし、将来の有料導入支援または拡張機能として扱う。

5. 基本業務フロー

1. 問い合わせ者がGoogleフォームから問い合わせを送信する。
2. 回答内容がGoogleスプレッドシートに自動登録される。
3. GAS(Google 提供のプログラムです）が新規問い合わせを検知する。
4. 問い合わせ者へ受付完了メールを自動送信する。
5. 問い合わせ台帳に受付メール送信日時・送信結果を記録する。
6. 問い合わせ種別に応じて返信テンプレートを選択する。
7. Gmailに正式回答メールの下書きを作成する。
8. 担当者が下書きを確認・修正して送信する。
9. 担当者が対応ステータスを更新する。
10. 必要に応じてメモや次回対応日を登録する。

6. V1.0で実装する機能

6-1. Googleフォーム受付機能

Googleフォームを問い合わせ受付フォームとして利用する。

フォーム項目は、初期状態では以下を想定する。

項目名	必須	内容
お名前	必須	問い合わせ者の氏名
メールアドレス	必須	自動返信・正式回答の送信先
会社名・店舗名	任意	法人・店舗の場合の名称
電話番号	任意	必要に応じた連絡先
問い合わせ種別	必須	商品説明、料金、資料請求など
問い合わせ内容	必須	自由記述の問い合わせ内容
希望資料	任意	資料請求時に利用
備考	任意	その他の補足

問い合わせ種別の初期選択肢は以下とする。

• 商品・サービスについて
• 料金について
• 資料請求
• 予約・来店について
• 操作方法について
• その他

6-2. 問い合わせ台帳管理機能

Googleフォームの回答シートをベースに、問い合わせ管理用の列を追加する。

管理列は以下とする。

管理項目	内容
問い合わせID	GASで自動採番する管理番号
対応ステータス	未対応、下書き作成済、返信済、完了、要確認
受付メール送信日時	自動返信メールを送信した日時
受付メール送信結果	送信済、送信エラー
正式回答下書き作成日時	Gmail下書きを作成した日時
使用テンプレートID	選択された返信テンプレート
重複フラグ	同一メールアドレスからの再問い合わせ判定
同一メール過去件数	同一メールアドレスの過去問い合わせ件数
担当者メモ	社内用メモ
次回対応日	後日対応が必要な場合の日付
完了日	対応完了日

6-3. 受付完了メール自動送信機能

問い合わせ送信後、問い合わせ者に受付完了メールを自動送信する。

このメールは問い合わせ内容への正式回答ではなく、問い合わせが正常に受け付けられたことを知らせるためのメールとする。

目的は、問い合わせ者の不安を減らし、同じメールアドレスからの重複送信を防ぐことである。

受付完了メールには、以下を含める。

• 問い合わせ受付のお礼
• 問い合わせを受け付けた旨
• 問い合わせ内容の控え
• 必要に応じて担当者より連絡する旨
• 自動送信メールである旨

受付完了メールの文面例は以下とする。

件名：お問い合わせを受け付けました

本文：

〇〇様

お問い合わせありがとうございます。
お問い合わせを受け付けました。
準備が整い次第送付させていただきます。

問い合わせ内容：

XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX

このメールは自動送信です。

6-4. 返信テンプレート管理機能

正式回答メールの下書き作成に使用するテンプレートを、別シートで管理する。

テンプレート管理シートの項目は以下とする。

項目名	内容
テンプレートID	T001などの管理番号
問い合わせ種別	商品説明、料金、資料請求など
テンプレート名	管理用名称
件名	メール件名
本文	メール本文
有効フラグ	使用する、使用しない
備考	管理用メモ

本文では差し込み項目を利用できるものとする。

差し込み項目の例：

• {{お名前}}
• {{会社名・店舗名}}
• {{問い合わせ種別}}
• {{問い合わせ内容}}
• {{資料名}}
• {{資料URL}}
• {{店舗名}}
• {{署名}}

6-5. Gmail下書き作成機能

問い合わせ種別に応じて返信テンプレートを選び、Gmailに正式回答メールの下書きを作成する。

V1.0では正式回答メールの自動送信は行わない。

担当者がGmailの下書きを確認し、必要に応じて修正してから手動送信する。

これにより、誤回答、クレーム対応、個別見積、特殊な相談への自動返信事故を防ぐ。

6-6. 資料配布マスター機能

資料請求や商品説明への対応として、資料URLを管理するシートを用意する。

資料マスターの項目は以下とする。

項目名	内容
資料ID	D001などの管理番号
資料名	サービス案内、料金表、導入事例など
資料URL	Googleドライブ、Webページ、PDF等のURL
対応問い合わせ種別	資料請求、商品説明など
有効フラグ	使用する、使用しない
備考	管理用メモ

資料URLは返信テンプレート本文に差し込めるものとする。

6-7. 重複問い合わせ判定機能

同じメールアドレスから複数回問い合わせがあった場合、問い合わせ台帳上で分かるようにする。

V1.0では、重複問い合わせを自動で拒否しない。

あくまで管理用の目印として、以下を記録する。

• 重複フラグ
• 同一メール過去件数

同一メールアドレスから24時間以内に複数回問い合わせがあった場合は、重複フラグを「重複あり」とする。

ただし、同じ人が別件で問い合わせる可能性もあるため、自動削除や自動停止は行わない。

6-8. ステータス管理機能

問い合わせごとの対応状況を管理する。

初期ステータスは以下とする。

ステータス	意味
未対応	問い合わせ受付後、まだ正式対応していない
下書き作成済	Gmail下書きが作成されている
返信済	担当者が正式回答を送信済み
要確認	個別確認、クレーム、見積など確認が必要
完了	対応が完了している
対応不要	スパム、誤送信など対応不要

V1.0では、Gmailで正式回答を手動送信した後の自動検知までは行わない。

担当者がスプレッドシート上で「返信済」「完了」などを更新する運用とする。

7. シート構成

問い合わせmini V1.0では、以下のシートを用意する。

シート名	役割
フォーム回答	Googleフォームから自動登録される回答データ
問い合わせ台帳	管理項目を含めた問い合わせ管理用シート
返信テンプレート	正式回答メールのテンプレート管理
受付メール設定	自動返信メールの件名・本文設定
資料マスター	資料名・資料URLの管理
基本設定	店舗名、署名、送信者名などの設定
ログ	GAS処理結果、エラー内容の記録

8. 基本設定シート

基本設定シートでは、利用者ごとに変更する値を管理する。

設定キー	内容
店舗名	メール本文や署名に利用する店舗名
送信者名	Gmail送信者として表示する名称
返信先メールアドレス	問い合わせ返信用メールアドレス
署名	メール末尾に差し込む署名
受付メール自動送信	ON / OFF
Gmail下書き自動作成	ON / OFF
重複判定時間	24時間など
管理者メールアドレス	エラー通知先

9. GAS処理概要

V1.0で想定するGAS処理は以下とする。

9-1. 初期設定処理

シート構成を確認し、不足しているシートや列があれば作成する。

9-2. フォーム送信時処理

Googleフォーム送信時のトリガーで実行する。

処理内容は以下とする。

1. 新規問い合わせデータを取得する。
2. 問い合わせIDを採番する。
3. 同一メールアドレスの過去件数を確認する。
4. 重複フラグを判定する。
5. 受付完了メールを送信する。
6. 送信結果を問い合わせ台帳に記録する。
7. 問い合わせ種別に応じて返信テンプレートを選択する。
8. Gmail下書きを作成する。
9. 下書き作成結果を問い合わせ台帳に記録する。
10. ログシートに処理結果を記録する。

9-3. 手動再実行処理

受付メール送信エラーや下書き作成エラーがあった場合、メニューから再実行できるようにする。

9-4. カスタムメニュー

スプレッドシート上に以下のメニューを追加する。

メニュー名：問い合わせmini

メニュー項目：

• 初期設定
• 選択行の受付メールを再送
• 選択行の返信下書きを作成
• 未対応分の下書きを一括作成
• ログを確認

10. V1.0で実装しない機能

V1.0では、以下は対象外とする。

• WordPressフォームとの直接連携
• PHP問い合わせフォームとの直接連携
• LINE連携
• チャットボット機能
• AIによる問い合わせ内容の自動回答
• 正式回答メールの完全自動送信
• Gmail送信済みメールの自動検知
• 顧客管理システムとの本格連携
• 添付ファイルの自動送信
• 複数担当者の権限管理

これらは、V1.1以降または有料導入支援の対象とする。

11. 将来拡張案

将来的には、以下の拡張を検討する。

V1.1候補

• WordPressフォーム通知メールのGmail取り込み
• Gmail受信メールから問い合わせ台帳への登録
• STEPminiとの連携
• LINEコマンドBOTmini との連携
• 資料請求後のフォローメール登録
• よくある問い合わせの集計
• 問い合わせ種別別の月次件数集計

有料版・導入支援候補

• WordPress Contact Form 7連携
• PHPフォーム連携
• 既存問い合わせフォーム改修
• 顧客管理システム連携
• 問い合わせ分類設計支援
• 返信テンプレート作成支援
• ステップメール導入支援
• 店舗別・担当者別の運用設計

12. V1.0の売り文句

問い合わせmini V1.0の訴求は、以下とする。

Googleフォームから届く問い合わせに、受付完了メールを自動返信。
よくある問い合わせには返信メールの下書きを自動作成。
最後は人が確認して送信できるので、小規模店舗でも安心して使える問い合わせ対応ツール。

13. V1.0の最小構成

最初にGAS作成へ進む場合、最低限必要な機能は以下とする。

1. Googleフォーム回答の取得
2. 問い合わせIDの採番
3. 受付完了メールの自動送信
4. 受付メール送信結果の記録
5. 返信テンプレートの読み込み
6. Gmail下書きの作成
7. 対応ステータスの更新
8. ログ記録

この8項目をV1.0の中核機能とする。