1. 仕様策定の目的
本仕様は、自動車修理・整備・チューニング業務を行う事業者向けに、顧客から預かった車両を在庫管理システムで単品管理し、受付受注システムおよび作業工程管理システムと連携して運用するための基本仕様を定義するものである。
本構成では、IT TOOL本体としてアピス在庫管理システムを使用する。
アピス在庫管理システム本体は、既存の在庫管理機能を基本として使用し、大幅なロジック変更を伴うカスタマイズは行わない。
受付受注および作業工程管理については、在庫管理システム本体の機能として大きく組み込むのではなく、サテライトシステムとして構築し、注文番号を共通キーとしてシステム連携する。
2. システム全体構成
本システムは、以下の3つのシステムで構成する。
- 受付受注システム
- アピス在庫管理システム
- 作業工程管理システム
システム全体の基本構成は以下の通りである。
受付受注システム
↓ 注文データCSV連携
アピス在庫管理システム
↓ 注文番号連携
作業工程管理システム
3. 各システムの役割
3-1. 受付受注システム
受付受注システムは、顧客から預かる車両の受付情報を登録するサテライトシステムである。
主な役割は以下とする。
- 顧客からの作業依頼を登録する
- 1注文につき1台の車両を登録する
- 注文番号をシステムで発番する
- 顧客情報、車両情報、作業依頼内容を登録する
- 受け入れ日付、出庫予定日を登録する
- 注文データをCSV形式でアピス在庫管理システムへ連携する
3-2. アピス在庫管理システム
アピス在庫管理システムは、本件におけるIT TOOL本体である。
主な役割は以下とする。
- 受付受注システムから注文データをCSVで取り込む
- 注文番号を商品番号として扱う
- 顧客から預かった車両を数量1の単品在庫として管理する
- 受け入れ日付を入庫日として管理する
- 出庫予定日を使用期限として管理する
- レーンおよび駐車場を保管場所として管理する
- 納車・引き渡し時に出庫処理を行う
- 入庫中の車両一覧、保管場所、期限情報を確認できるようにする
3-3. 作業工程管理システム
作業工程管理システムは、在庫管理システムで管理されている車両に対して、作業担当者、作業状況、作業予定などを管理するサテライトシステムである。
主な役割は以下とする。
- 注文番号をキーに対象車両を識別する
- 作業担当者を登録する
- 作業内容を登録する
- 作業ステータスを管理する
- 作業レーンを管理する
- 作業開始予定日、作業完了予定日を管理する
- 作業メモを管理する
- 部品待ち、確認中、完成、納車待ちなどの状態を管理する
- 必要に応じて作業履歴を記録する
4. 基本データ管理方針
4-1. 1注文1台ルール
本システムでは、1注文につき1台の車両のみを登録する。
複数台の車両を同時に受け付ける場合でも、車両ごとに注文を分けて登録する。
例：
注文番号 ORD-001
商品名 足立区 田中様 アルファード LX
数量 1
注文番号 ORD-002
商品名 足立区 田中様 ジムニー
数量 1
4-2. 商品マスターは持たない
本システムでは、固定の商品マスターを前提としない。
通常の商品在庫管理では、商品マスターに登録された商品を数量管理するが、本件では顧客から預かった車両1台ごとに状態、作業内容、納車予定日が異なる。
そのため、商品マスターに車種を登録して数量管理するのではなく、受付受注時に発生した注文データをもとに、1台ごとの単品商品として在庫管理システムへ連携する。
4-3. 注文番号を商品番号として使用する
受付受注システムで発番された注文番号を、在庫管理システム上の商品番号として使用する。
これにより、以下の関係で管理する。
注文番号 ＝ 商品番号 ＝ 車両管理番号
作業工程管理システムも同じ注文番号を持つことで、受付情報、在庫情報、作業情報を紐づける。
4-4. 商品名は受注時に作成する
商品名は、受付受注時に車両を識別しやすい名称として登録する。
例：
足立区 田中様 アルファード LX
横浜市 鈴木様 GT-R R35
川崎市 佐藤様 ハイエース スーパーGL
商品名には、必要に応じて以下の情報を組み合わせる。
- 地域
- 顧客名
- 車種
- グレード
- 車両ナンバーの一部
- 作業区分
ただし、在庫管理上はあくまで注文番号をキーとし、商品名は現場で識別しやすくするための表示名として使用する。
4-5. 数量は常に1とする
本システムでは、1注文1台を前提とするため、数量は常に1とする。
数量を増減させる管理ではなく、注文番号ごとに1台の車両が入庫し、作業後に出庫される単品在庫管理とする。
5. 受付受注データ仕様
受付受注システムでは、以下の情報を登録する。
| 項目 | 必須 | 内容 |
|---|---|---|
| 注文番号 | 必須 | システムで自動発番する |
| 受付日 | 必須 | 受付登録日 |
| 顧客名 | 必須 | 依頼者名 |
| 地域 | 任意 | 顧客所在地、店舗エリアなど |
| 電話番号 | 任意 | 顧客連絡先 |
| 車種 | 必須 | アルファード、GT-Rなど |
| グレード | 任意 | LX、R35など |
| 車両ナンバー | 任意 | 実車識別用 |
| 商品名 | 必須 | 地域・顧客名・車種等を組み合わせた表示名 |
| 数量 | 必須 | 1固定 |
| 受け入れ日付 | 必須 | 入庫予定日または実入庫日 |
| 出庫予定日 | 必須 | 納車予定日 |
| 作業依頼内容 | 任意 | 修理、整備、チューニング内容 |
| 備考 | 任意 | 補足事項 |
6. 在庫管理システムへの連携仕様
受付受注システムで登録された注文データは、CSV形式でアピス在庫管理システムへ連携する。
在庫管理システム側では、以下のようにデータを受け取る。
| 受付受注データ | 在庫管理システムでの扱い |
|---|---|
| 注文番号 | 商品番号 |
| 商品名 | 商品名 |
| 数量 | 在庫数量。常に1 |
| 受け入れ日付 | 入庫日 |
| 出庫予定日 | 使用期限 |
| 作業依頼内容 | 備考または補足情報 |
| 初期保管場所 | 保管場所 |
在庫管理システムでは、注文番号の商品が数量1で入庫されている状態として管理する。
例：
注文番号 ORD-20260701-001
商品名 足立区 田中様 アルファード LX
数量 1
入庫日 2026/07/01
使用期限 2026/07/10
保管場所 PARK-01
7. 保管場所管理
在庫管理システムでは、作業レーンおよび駐車場を保管場所として管理する。
保管場所の例は以下とする。
- PARK-01
- PARK-02
- LANE-01
- LANE-02
- LANE-03
- 納車待ち
- 外注中
車両が駐車場からレーンへ移動した場合は、在庫管理システム上の保管場所を変更する。
これにより、どの車両が現在どの場所にあるかを在庫一覧で確認できる。
8. 使用期限管理の扱い
在庫管理システムの使用期限管理機能は、本件では出庫予定日または納車予定日として使用する。
使用期限管理により、以下の確認を行う。
- 出庫予定日が近い車両
- 出庫予定日を超過している車両
- 長期預かりになっている車両
- 優先して確認すべき車両
本件では、使用期限を「在庫としての消費期限」ではなく、「預かり車両の出庫予定日・納車予定日」として読み替えて運用する。
9. 作業工程管理の基本方針
作業工程管理は、アピス在庫管理システム本体の機能として大きく組み込むのではなく、サテライトシステムで管理する。
作業工程管理システムでは、注文番号をキーとして在庫管理システム上の車両と紐づける。
作業工程管理の最小単位は注文番号とする。
つまり、1注文1台の車両に対して、1つの作業管理単位を持つ。
10. 作業工程管理データ仕様
作業工程管理システムでは、以下の情報を管理する。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 注文番号 | 在庫管理システムとの共通キー |
| 商品名 | 車両識別用の表示名 |
| 作業担当者 | メイン担当者 |
| 作業内容 | 修理、整備、チューニングなど |
| 作業ステータス | 作業待ち、作業中、部品待ち、確認中、完成など |
| 作業レーン | LANE-01、LANE-02など |
| 作業開始予定日 | 作業開始予定 |
| 作業完了予定日 | 作業完了予定 |
| 実作業開始日 | 実際に作業を開始した日 |
| 実作業完了日 | 実際に作業が完了した日 |
| 作業メモ | 現場メモ |
| 遅延理由 | 部品待ち、追加作業、確認待ちなど |
| 最終更新日 | 作業情報の更新日時 |
11. 作業ステータス案
初期版では、作業ステータスは細かくしすぎず、以下を基本とする。
| ステータス | 内容 |
|---|---|
| 作業待ち | 車両は入庫済みだが作業開始前 |
| 作業中 | レーンで作業中 |
| 部品待ち | 部品入荷待ちで作業停止中 |
| 確認中 | 作業完了後の確認中 |
| 完成 | 作業完了 |
| 納車待ち | 顧客引き渡し待ち |
| 中断 | 何らかの理由で作業停止中 |
| 外注中 | 外部業者に出している |
ステータスは、お客様とのヒアリングにより必要に応じて調整する。
12. レーン作業管理の考え方
レーンでの作業は、車両1台ごとに独立して管理する。
本システムでは、1注文1台であるため、各車両がレーンに入った時点で、その注文番号に対する作業が開始される。
例：
注文番号 ORD-001
商品名 足立区 田中様 アルファード LX
作業レーン LANE-01
作業担当者 佐藤
作業ステータス 作業中
同時に複数台をまとめた作業単位は持たない。
車両ごと、注文番号ごとに作業担当者、作業予定、作業ステータスを管理する。
13. システム連携キー
本システムにおける共通キーは注文番号とする。
| システム | 注文番号の役割 |
|---|---|
| 受付受注システム | 受付番号・注文番号として発番 |
| アピス在庫管理システム | 商品番号として使用 |
| 作業工程管理システム | 作業対象車両の識別キーとして使用 |
この設計により、受付情報、在庫情報、作業情報を注文番号で一貫して追跡できる。
14. IT TOOL本体とサテライトシステムの切り分け
14-1. IT TOOL本体の範囲
アピス在庫管理システム本体の範囲は以下とする。
- 注文データCSV取込
- 商品番号・商品名による在庫登録
- 数量1の単品在庫管理
- 入庫日管理
- 使用期限管理
- 保管場所管理
- 出庫処理
- 在庫一覧
- 入出庫履歴
14-2. サテライトシステムの範囲
受付受注システムおよび作業工程管理システムは、サテライトシステムとして位置づける。
受付受注システムの範囲は以下とする。
- 受付登録
- 注文番号発番
- 顧客情報登録
- 車両情報登録
- 作業依頼内容登録
- 受け入れ日付、出庫予定日登録
- 注文CSV出力
作業工程管理システムの範囲は以下とする。
- 作業担当者管理
- 作業内容管理
- 作業ステータス管理
- レーン作業管理
- 作業予定管理
- 作業メモ管理
- 作業履歴管理
15. カスタマイズ方針
アピス在庫管理システム本体は、IT TOOLとして登録された在庫管理機能を基本として使用する。
本件で必要となる調整は、以下のような軽微なカスタマイズまたは設定変更を想定する。
- CSV取込項目の調整
- 表示項目名の調整
- 保管場所名称の設定
- 使用期限を出庫予定日として扱う運用設定
- 注文番号を商品番号として取り込む設定
- 一覧画面で確認しやすくするための表示調整
一方で、以下のような大幅なロジック変更は行わない。
- 在庫管理本体への大規模な工程管理機能の組み込み
- 在庫ロジックそのものの変更
- 商品マスター前提の大幅変更
- レーン予約専用システムへの作り替え
- 作業工程管理を在庫管理本体に統合する改造
作業工程管理は、別システムとして構築し、注文番号で連携する。
16. 初期版で実現する業務フロー
16-1. 受付登録
受付受注システムで、顧客情報、車両情報、作業依頼内容、受け入れ日付、出庫予定日を登録する。
登録時に注文番号を発番する。
16-2. 在庫管理への連携
受付受注システムから注文データをCSV出力し、アピス在庫管理システムへ取り込む。
在庫管理システムでは、注文番号を商品番号として、数量1の単品在庫を登録する。
16-3. 車両の入庫管理
受け入れ日付を入庫日として管理する。
実際に車両を預かった時点で、保管場所を駐車場またはレーンに設定する。
16-4. 作業工程管理
作業工程管理システムで、注文番号をキーに作業担当者、作業内容、作業レーン、作業ステータスを登録する。
16-5. レーン作業
車両がレーンに入った場合、在庫管理システム上の保管場所を該当レーンに変更する。
作業工程管理システムでは、該当注文番号の作業ステータスを作業中に変更する。
16-6. 作業完了・納車待ち
作業が完了したら、作業工程管理システムのステータスを完成または納車待ちに変更する。
在庫管理システム上では、保管場所を納車待ち、駐車場などに変更する。
16-7. 出庫処理
顧客へ車両を引き渡した時点で、在庫管理システム上で出庫処理を行う。
これにより、対象車両は在庫中一覧から除外される。
17. 今後お客様と確認する事項
作業工程管理については、以下の項目をお客様と確認する。
- 作業ステータスの種類
- レーンの数と名称
- 駐車スペースの管理単位
- 作業担当者の管理方法
- 作業予定を日単位で管理するか、時間単位で管理するか
- 部品待ちや外注中の扱い
- 作業メモに必要な項目
- レーン空き状況の見せ方
- 納車予定超過のアラート要否
- 在庫管理側に戻す情報の範囲
18. 仕様V0.1の結論
本システムでは、アピス在庫管理システムをIT TOOL本体として使用し、顧客から預かった車両を注文番号単位の単品在庫として管理する。
受付受注システムで注文番号を発番し、商品名には顧客名、地域、車種、グレード等を組み合わせた車両識別名を登録する。
注文データはCSVでアピス在庫管理システムへ連携し、注文番号を商品番号、受け入れ日付を入庫日、出庫予定日を使用期限として管理する。
作業担当者、作業状態、作業レーン、作業予定などの工程情報は、在庫管理システム本体ではなく、別システムである作業工程管理システムで管理する。
受付受注システム、アピス在庫管理システム、作業工程管理システムは、注文番号を共通キーとして連携する。
これにより、アピス在庫管理システム本体を大きく変更せず、車両預かり業務に対応した在庫管理・作業工程管理の仕組みを構築する。
仕様V0.1 追記：作業工程管理・カレンダー管理・商品マスター切替方針
19. 作業予定管理の考え方
作業予定は、作業内容によって所要時間が大きく異なる。
短時間作業では、2〜3時間程度で作業が完了するものがある。
一方で、長期作業では1〜2週間、長い場合は1か月程度かかる作業もある。
ただし、2〜3時間で作業が完了する場合でも、車両の入庫から出庫までを考えると、実務上はほぼ1日単位で車両を預かるケースが多い。
また、緊急対応では、午前中に入庫し、午前または午後に作業を行い、午後6時頃に出庫するような当日対応も想定する。
そのため、本システムでは、作業予定を以下の2つの粒度で扱えるようにする。
- 日付単位の作業予定管理
- 時間単位の作業予定管理
初期版では、日付単位を基本としつつ、必要に応じて開始予定時刻・終了予定時刻を登録できる設計とする。
20. 作業予定の管理項目
作業工程管理システムでは、注文番号をキーとして、以下の作業予定情報を管理する。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 注文番号 | 在庫管理システムとの共通キー |
| 商品名 | 車両識別名 |
| 作業レーン | 作業を行うレーン |
| 作業担当者 | 主担当者 |
| 作業開始予定日 | 作業開始予定日 |
| 作業開始予定時刻 | 必要に応じて登録 |
| 作業完了予定日 | 作業完了予定日 |
| 作業完了予定時刻 | 必要に応じて登録 |
| 実作業開始日時 | 実際に作業を開始した日時 |
| 実作業完了日時 | 実際に作業が完了した日時 |
| 作業ステータス | 作業待ち、作業中、部品待ち、完成など |
| 注文コメント | 注文全体に対するコメント |
| 作業コメント | 個別作業に対するコメント |
21. レーン空き状況の表示
レーンの空き状況は、カレンダー形式で確認できることを基本とする。
カレンダー上では、各レーンにどの車両が、いつからいつまで入る予定かを確認できるようにする。
表示イメージは以下とする。
| 日付 | LANE-01 | LANE-02 | LANE-03 |
|---|---|---|---|
| 7/1 | 田中様 アルファード | 鈴木様 GT-R | 空き |
| 7/2 | 田中様 アルファード | 鈴木様 GT-R | 佐藤様 ハイエース |
| 7/3 | 空き | 鈴木様 GT-R | 佐藤様 ハイエース |
短時間作業については、必要に応じてカレンダー内に時間帯を表示する。
例：
- 10:00〜12:00 田中様 アルファード
- 13:00〜16:00 鈴木様 GT-R
- 18:00 出庫予定
ただし、多くの作業は1日以上の預かりになるため、初期版では日付単位のカレンダー表示を基本とする。
22. 作業工程の管理粒度
作業工程は、細かい工程管理システムのように厳密に管理するのではなく、ざっくりとしたWBS形式で管理する。
作業担当者が、自分の作業内容や進捗を確認・更新できる程度の粒度とする。
作業工程の例は以下とする。
| No | 作業項目 | 担当者 | 予定日 | ステータス | 作業コメント |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 入庫確認 | 佐藤 | 7/1 | 完了 | 外装確認済み |
| 2 | 足回り確認 | 佐藤 | 7/1 | 作業中 | 異音あり |
| 3 | 部品交換 | 田中 | 7/2 | 作業待ち | 部品入荷待ち |
| 4 | 最終確認 | 佐藤 | 7/3 | 未着手 | 試走予定 |
| 5 | 納車準備 | 受付 | 7/3 | 未着手 | 洗車あり |
作業工程は、現場担当者が管理できる範囲にとどめ、過度に細かい工程分解は行わない。
23. コメント管理
コメントは、以下の2種類に分けて管理する。
23-1. 注文レベルコメント
注文レベルコメントは、注文全体・車両全体に関するコメントである。
例：
- お客様から異音の相談あり
- 納車日はできれば7月10日希望
- 追加見積が必要
- 電話連絡は午後希望
- 外装傷あり、入庫時確認済み
注文レベルコメントは、受付担当者、作業担当者、管理者が共通して確認する情報とする。
23-2. 作業ごとのコメント
作業ごとのコメントは、個別の作業項目に対して記録するコメントである。
例：
- 足回り確認中に異音再現
- 部品入荷待ち
- 右側のみ交換予定
- 試走確認済み
- 追加作業の可能性あり
作業コメントは、WBS形式の作業明細ごとに登録できるようにする。
24. 作業テンプレートの扱い
作業テンプレートは、予算および運用方針に応じて導入を検討する。
初期版では、作業項目を手入力または簡易登録できるようにする。
予算が確保できる場合は、よくある作業内容をテンプレート化し、注文登録時または作業工程登録時に呼び出せるようにする。
作業テンプレートの例は以下とする。
車検整備テンプレート
- 入庫確認
- 外装確認
- 点検
- 部品交換
- 最終確認
- 納車準備
チューニング作業テンプレート
- 入庫確認
- 現状確認
- 部品取付
- 調整
- 試走
- 最終確認
- 納車準備
修理作業テンプレート
- 症状確認
- 原因調査
- 見積確認
- 修理作業
- 動作確認
- 納車準備
作業テンプレートは便利だが、初期版の必須機能とはしない。
お客様の予算、作業の標準化度合い、現場入力負荷を確認した上で、オプション機能として検討する。
25. 商品マスター使用有無の切替
本システムでは、商品マスターを使用するかどうかを管理画面のパラメータで切り替えられる設計とする。
管理画面に以下の設定を持たせる。
商品マスター使用：YES / NO
25-1. 商品マスター使用：NO
商品マスターを使用しない場合、受付受注時に入力された商品名をそのまま単品在庫名として使用する。
この場合、注文データから発生した1台の車両が、そのまま数量1の商品として在庫管理システムへ連携される。
例：
注文番号：ORD-20260701-001
商品名：足立区 田中様 アルファード LX
数量：1
車両預かり管理では、この運用を基本とする。
25-2. 商品マスター使用：YES
商品マスターを使用する場合、あらかじめ登録された商品マスターを参照して、注文データに商品情報を設定する。
この運用は、部品販売、物販、定型商品、サービスメニューなどを扱う場合に使用する。
例：
商品コード：OIL-001
商品名：エンジンオイル交換
数量：1
車両預かり管理では商品マスターなしを基本とするが、将来的に部品や定型作業メニューを扱う場合には、商品マスター使用ありの運用も選択できるようにする。
26. 初期版での推奨設定
車両預かり在庫管理・作業工程連携モデルの初期版では、以下の設定を推奨する。
| 設定項目 | 初期推奨 |
|---|---|
| 1注文の車両台数 | 1台固定 |
| 商品マスター使用 | NO |
| 商品番号 | 注文番号を使用 |
| 商品名 | 受付受注時に作成 |
| 数量 | 1固定 |
| 作業予定管理 | 日付単位を基本、必要に応じて時刻入力 |
| 空き状況表示 | カレンダー形式 |
| 作業工程管理 | ざっくりWBS形式 |
| コメント | 注文コメント、作業コメントを分ける |
| 作業テンプレート | 初期版では任意・オプション |
27. お客様確認事項
次回のお客様ヒアリングでは、以下を確認する。
- レーン数とレーン名称
- 駐車場・待機スペースの管理単位
- 作業予定は日付単位中心でよいか
- 当日入庫・当日出庫の緊急対応をどの程度管理するか
- カレンダー表示は月表示、週表示、日表示のどれを重視するか
- 作業ステータスの種類
- WBS形式で管理したい作業項目の粒度
- 注文コメントに残したい情報
- 作業コメントに残したい情報
- 作業テンプレートが必要か
- 商品マスター使用NOで問題ないか
- 将来的に部品・定型作業メニューを商品マスター化する可能性があるか
28. 仕様V0.1追記の結論
作業工程管理は、レーンの占有予定をカレンダー形式で確認し、車両1台ごとの作業内容をざっくりWBS形式で管理する。
短時間作業と長期作業が混在するため、日付単位を基本としつつ、必要に応じて開始時刻・終了時刻も登録できる設計とする。
コメントは、注文全体に対する注文コメントと、作業項目ごとの作業コメントに分けて管理する。
作業テンプレートは便利な機能ではあるが、初期版では必須とせず、お客様の予算と運用方針に応じてオプションとして検討する。
商品マスターについては、管理画面のパラメータで使用有無を切り替えられるようにする。
車両預かり管理では、商品マスター使用NOを基本とし、受付受注時に作成した商品名をそのまま単品在庫名として扱う。
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