アピス在庫管理導入講座　第10回｜入出庫ルールはいつ決めるべき？ズレない在庫管理の作り方

在庫管理システムを入れる前に知っておいてほしい
「やってはいけない順番」と「失敗しない進め方」
本講座では、
アピス在庫管理システムでの実際の導入経験をベースに、
中小規模の現場でも無理なく進められる考え方を整理しています。

SKUを考えて、
商品マスターを最低限で作って、
棚番もざっくり決めた。

ここまで来ると、
次に必ず出てくる悩みがこれです。

「入出庫ルールって、
いつ決めるのが正解なんでしょうか？」

「システムに入れる前に、
ちゃんと固めないとダメですか？」

ネットを見ると、

• 入出庫フローを先に設計すべき
• 業務ルールを決めてから導入すべき
• 運用が固まっていないと失敗する

といった“正しそうな話”が並びます。

でも、第6回〜第9回までの流れを踏まえると、
こう思いませんか？

「また準備が終わらなくなるやつでは…？」

この回では、
**「いつ決めるべきか」
「どこまで決めるべきか」**を、
不安が残らない形で整理します。

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不安の言語化

• 入出庫ルールを先に決めないと
  在庫がズレそうで怖い
• 決めきれないまま始めて、
  後からグチャグチャになるのが不安
• 現場ごとにやり方が違って、
  収拾がつかなくなる気がする
• ルールを決めるだけで、
  何週間もかかりそう
• どう決めるのが“正解”か分からない

こうした不安は、
とても自然なものです。

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責めない宣言

まず最初に、
はっきり言っておきます。

入出庫ルールが
きれいに決まっていないのは、
あなたのせいではありません。

多くの人が、
「最初に完璧なルールを作ろう」
としてしまうこと自体が、
混乱の原因になっています。

この講座では、
最初から完璧に決めない運用を前提に話します。

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今回のゴール

この回のゴールは、
「完璧な入出庫ルールを作る」ことではありません。

• 先に決めなくていいことが分かる
• 最低限決めるべきことが分かる
• ズレにくい考え方を持つ

ここまで腹落ちすれば十分です。

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H2-1｜そもそも入出庫ルールは何のためにあるのか

まず、
入出庫ルールの役割を
シンプルに整理します。

入出庫ルールは、
在庫をズレさせないための約束事です。

• いつ入庫として記録するか
• いつ出庫として記録するか
• 誰が入力するか
• 例外が起きたときどうするか

この4点が揃っていれば、
ひとまず役割は果たしています。

最初から、

• 承認フロー
• 二重チェック
• 詳細な業務手順書

ここまで担わせる必要はありません。

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H2-2｜「最初に全部決めるべき」という思い込み

よくある思い込みが、これです。

「入出庫ルールを
最初に固めてからじゃないと
在庫管理は始められない」

一見、正しそうに聞こえます。

でも、実務ではこうなりがちです。

• 現場ごとの事情が違う
• 例外パターンが無限に出てくる
• 将来の運用が読めない
• ルール作りが終わらない

結果、
準備だけが延々と終わらない
という状態に陥ります。

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H2-3｜後回しにしていいルール

ここで、
ハードルを一度下げてください。

次のものは、
最初から完璧に決めなくて大丈夫です。

① 例外処理のルール

• 誤出庫したとき
• 数が合わなかったとき
• 仮置きしたとき

こうした例外は、
実際に起きてから決めた方が、
現実に合いやすいです。

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② 承認フロー

• 上長承認が必要か
• 二重チェックするか

これらは、
運用が回ってから整えても
十分間に合います。

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③ 詳細な業務手順

• 画面操作の順番
• 入力の細かいルール

こうしたものは、
後からマニュアル化すればいい
領域です。

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H2-4｜最初に決めた方がいいルール

一方で、
これだけは最初に
ある程度決めておいた方が安全です。

① 「いつ」を入出庫とするか

• 商品が物理的に入った瞬間か
• 検品が終わった瞬間か

ここが曖昧だと、
同じ入庫でも
人によってズレます。

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② 「誰が」入力するか

• 現場担当者か
• 事務側か

ここが決まっていないと、
「誰かが入れてると思ってた」
事故が起きます。

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③ 一時保留の扱い

• 仮置き中の商品は
  入庫扱いにするのか
• まだ入庫しないのか

このルールがないと、
在庫数が日常的にズレます。

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H2-5｜今の現場運用を壊さない、という考え方

第6回〜第9回と同じ思想が、
ここでも効いてきます。

今の現場運用を
無理に壊さなくていい。

すでに、

• 何となくの入庫手順がある
• 何となくの出庫手順がある
• 現場で暗黙の了解がある

こうした状態なら、
それを一度そのまま使う
という判断は、とても合理的です。

入出庫ルールは、
「理想形を作ること」ではなく、
「ズレないこと」の方が大事です。

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考え方／判断軸

ここまでの話を、
一つの判断軸にまとめます。

・最初から全部決めなくていい
・例外や承認は後回し
・でも「いつ」「誰が」「仮置き」だけは決める
・今の現場運用を壊さない
・ズレないことを最優先する

これが、
第10回で一番大事なポイントです。

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なぜそう考えるか

在庫管理導入で、
またしても一番多い失敗がこれです。

「ルールが重すぎて回らない」

完璧な入出庫ルールを作ろうとするほど、

• 現場が面倒に感じる
• 入力が後回しになる
• 形骸化する

結果、
在庫はズレ続けます。

だからこそ、
“軽いルールで回す”
という順番が、
一番現実的なのです。

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解決しすぎない

この回では、

• 入出庫フロー図
• 操作手順
• 入力画面イメージ

こうした具体論までは、
あえて踏み込みません。

それらは、
「運用フェーズ」で
初めて必要になる話
だからです。

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悩ましさの言語化

もしかすると、
ここまで読んでも
こう思っているかもしれません。

「最低限ルールだけで、
本当に大丈夫なの？」

「ちゃんと決めないと、
後で収拾つかなくならない？」

その感覚は、正しいです。

だからこそ、

• 最初は軽く
• でも「ズレない軸」だけは決める

このバランスが効いてきます。