倉庫ロケーション 管理エクセルで在庫が合わない原因とは？　小規模倉庫でよくある失敗パターン｜在庫管理

倉庫ロケーション 管理エクセルで在庫が合わない原因とは？　小規模倉庫でよくある失敗パターン

倉庫ロケーションをエクセルで管理していて、

• 在庫が合わない
• どこに置いたか分からなくなる
• 探す時間がどんどん増えている
• 引き継ぎがうまくいかない

──そんな状態になっていませんか？

現場ではちゃんと入力しているつもりなのに、
なぜか在庫数量や棚番がズレていく。
気づけば「この人しか分からない」状態になり、
ロケーション管理そのものが属人化してしまう。

でも実は、
こうした問題は入力ミスや運用の甘さが原因ではないケースがほとんどです。

多くの場合、
エクセルというツールに
本来の役割を超えたことをやらせ始めたことが、
構造的なズレの出発点になっています。

この記事では、

• なぜ「ロケーション × エクセル」は在庫が合わなくなるのか
• 小規模倉庫でよくある失敗パターン
• まだ耐えられるケースと、もう限界なケースの見分け方
• 単発対処ではなく「仕組み」で考えるという発想

を、できるだけ現場目線で整理します。

「いまの運用、ちょっと苦しくなってきたかも…」
そう感じている方が、
次に何を考えるべきかの判断軸を持てることをゴールにしています。

H2-1｜なぜ「ロケーション × エクセル」は在庫が合わなくなるのか？

倉庫ロケーションをエクセルで管理していて、
「ちゃんと入力しているはずなのに、なぜか在庫が合わない」
と感じたことはありませんか。

実際、多くの小規模倉庫では
ロケーション表をまじめに更新しているにもかかわらず、

• 実棚とデータがズレる
• 探しても商品が見つからない
• 棚卸のたびに数字が合わない

といった問題が繰り返し起きています。

ここで大事なのは、
これは現場の誰かのミスではないという点です。

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H3-1｜「ちゃんと入力しているのに」合わなくなる理由

現場の方からよく聞くのが、
「入出庫のたびに、ちゃんとエクセルは直しているんです」
という言葉です。

それでも実際には、

• 移動したロケーションが反映されていない
• 誰かが別のファイルを更新している
• どれが最新版かわからなくなる

といったことが、知らないうちに起きています。

つまり、
“サボっているからズレる”のではなく、
まじめに運用していてもズレる構造になっているのです。

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H3-2｜在庫ズレは“ミス”ではなく“構造”で起きている

ロケーション管理をエクセルで行う場合、
どうしても次のような前提が必要になります。

• すべての入出庫・移動が
  　リアルタイムで正確に入力されること
• 全員が同じファイルを使っていること
• 例外処理が発生しないこと

しかし、実際の現場では
この3つが常に守られることはほぼありません。

その結果、
在庫ズレは「誰かのミス」ではなく、
仕組みそのものの限界として発生します。

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H2-2｜小規模倉庫でよくある失敗パターン5つ

倉庫ロケーションをエクセルで管理している現場では、
ある時期から、だいたい同じ失敗パターンにハマっていきます。

最初は小さなズレでも、
それを放置したまま運用を続けることで、
気づかないうちに在庫管理全体が不安定になっていきます。

ここでは、小規模倉庫で特によく見られる
代表的な失敗パターンを5つ紹介します。

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H3-1｜ロケーション更新がリアルタイムで反映されない

入庫や移動のたびにロケーション表を更新していても、
忙しい時間帯やイレギュラー対応が入ると、
どうしても後回しになることがあります。

その結果、
「実棚は動いているのに、
エクセル上のロケーションだけが古いまま」
という状態が日常的に発生します。

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H3-2｜「最新版のエクセル」が分からなくなる

複数人でエクセルを使っていると、
いつの間にかファイルが増殖します。

• デスクトップ版
• 共有フォルダ版
• USBに入っている版

どれが正しいのか分からなくなり、
結果として、
全員が違うロケーション表を見て作業している
という事態が起きます。

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H3-3｜入出庫とロケーション管理が別ファイル

在庫数は在庫表で管理し、
ロケーションは別のエクセルで管理している。

この分業構造が、
ズレを加速させます。

どちらか一方だけ更新され、
もう一方が古いままになることで、
「数は合っているのに、場所が違う」
という状態が頻発します。

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H3-4｜俺ルール・現場ルールが増殖する

エクセル運用が長くなるほど、
人ごとのルールが増えていきます。

• 空いている棚にとりあえず置く
• あとで直す前提で移動する
• 覚えているから入力しない

こうした“その場しのぎ”が積み重なり、
ロケーション表は
もはや誰のルールで書かれているのか分からなくなります。

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H3-5｜棚卸でズレを“なかったこと”にしている

定期棚卸のたびに、
実棚の数に合わせて在庫数を修正していく。

この運用を続けていると、
ズレの原因が一切特定されないまま、
「帳尻合わせ」だけが繰り返されます。

結果として、
ロケーション管理の問題は何も解決しないまま、
また次のズレが発生します。

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H2-3｜なぜエクセル運用は必ず属人化するのか？

ロケーション管理をエクセルで続けていると、
ある時期から、特定の人しか分からない状態になっていきます。

本人はまじめに運用しているだけなのに、
気づけばその人がいないと
ロケーション表の更新も、
実棚との突き合わせもできなくなっている。

ここで重要なのは、
これは性格や能力の問題ではないという点です。

エクセルでロケーションを管理する以上、
属人化はほぼ確実に起きる構造になっています。

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H3-1｜ロケーション管理は「暗黙知」になりやすい

ロケーション管理の実務は、
意外と細かい判断の連続です。

• この商品はここに置いた方が取りやすい
• この棚は一時置き場として使っている
• この場所は実質、空き棚扱いしている

こうした判断は、
その場その場で最適化されていきます。

しかし問題は、
これらが一切エクセルに残らないことです。

結果として、
ロケーション表を見ても
「なぜここにあるのか」が誰にも分からない
状態になっていきます。

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H3-2｜引き継ぎ不能になる3つの理由

エクセル運用が長くなるほど、
ロケーション管理は引き継げないものになっていきます。

主な理由は、次の3つです。

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① ファイル構造が本人仕様

シートの並び順、列の意味、色分けルールなどが、
すべて作成者の頭の中の前提で作られています。

第三者が見ても、
「どこをどう更新すればいいのか」
直感的に分かりません。

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② ルールが文章化されていない

• どういうときにロケーションを変えるのか
• 移動時はどこまで入力するのか
• 例外時はどう処理するのか

こうしたルールが、
一切ドキュメント化されていません。

結果として、
引き継ぎ時に
「口頭説明だけで運用」
という無理ゲーになります。

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③ 例外処理が多すぎる

現場では、
必ずイレギュラーが発生します。

• 棚が埋まっている
• 一時置きが発生する
• 返品や保留品が出る

そのたびに
“その場しのぎ”のルールが増え、
ロケーション管理は
どんどんカオス化していきます。

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H2-4｜まだエクセルで耐えられるケース／もう限界なケース

倉庫ロケーションをエクセルで管理しているすべての現場が、
今すぐ限界を迎えているわけではありません。

実際には、
**「まだ何とか回る状態」**と
「すでに構造的に破綻している状態」
の2つに分かれます。

ここでは、
その境界線をシンプルに整理します。

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H3-1｜まだ耐えられるケース

次の条件に当てはまる場合は、
エクセル運用でも、
しばらくは大きな問題なく回せる可能性があります。

• SKUが少ない
  商品点数が限定されており、
  棚の移動や入れ替えが頻繁に発生しない。
• 人が固定されている
  ロケーション管理を担当する人がほぼ1人で、
  入れ替わりがない。
• 入出庫が少ない
  1日の入出庫件数が少なく、
  リアルタイム更新が現実的にできる。

この状態であれば、
エクセル運用は
「まだ延命できている段階」
と言えます。

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H3-2｜もう限界なケース

一方で、
次の条件に1つでも当てはまる場合、
エクセル運用はすでに限界ゾーンに入っています。

• SKUが増加している
  商品点数が増え、
  ロケーション変更が日常的に発生している。
• 人が入れ替わる
  担当者の異動・退職・増員があり、
  引き継ぎが頻繁に発生している。
• 探す時間が増えている
  ピッキング時に
  「あれ、どこだっけ？」
  という時間が確実に増えている。
• 在庫ズレが月1回以上発生している
  棚卸や出荷時に、
  目に見えるズレが定期的に起きている。

この状態になっている場合、
エクセル運用は
すでに**「努力では取り戻せない段階」**
に入っています。

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H2-5｜在庫が合わない状態を放置すると何が起きるか？

在庫ズレが発生していても、
「まあ何とか回っているから」と
そのまま放置されることは珍しくありません。

しかし実際には、
この状態を続けることで、
現場には少しずつ、しかし確実に
悪影響が積み重なっていきます。

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H3-1｜誤出荷・欠品・二度手間が日常化する

ロケーションが信用できない状態になると、
ピッキングのたびに
探し直しが発生します。

その結果、

• 違う商品を出荷してしまう
• 在庫があるはずの商品が見つからない
• もう一度最初から探し直す

といった二度手間が日常化します。

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H3-2｜「誰が悪いか」の空気になる

在庫ズレが続くと、
現場では次第に
「誰のミスなのか」という話になります。

• 入力した人が悪い
• 確認しなかった人が悪い
• 教えなかった人が悪い

こうした空気が生まれると、
本来やるべき
「なぜズレる構造になっているのか」
という議論が消えていきます。

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H3-3｜現場の改善意欲が死ぬ

最初のうちは、
みんな何とかしようと努力します。

• 気をつけて入力する
• ダブルチェックを増やす
• ルールを厳しくする

それでもズレが止まらないと、
次第に
「もう仕方ないよね」
という空気になります。

この状態になると、
在庫管理は
誰も本気で改善しようとしないテーマ
になってしまいます。

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H2-6｜単発対処ではなく「仕組み」で解決するという考え方

在庫ズレやロケーションの混乱が起きると、
多くの現場ではまず、

• チェックを厳しくする
• ルールを増やす
• 注意喚起を強化する

といった対処が取られます。

もちろん、
これらが無意味というわけではありません。
ただし、それでもズレが止まらない現場が
非常に多いのも事実です。

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H3-1｜チェック強化・ルール強化が失敗する理由

チェックやルールを増やすほど、
現場の運用は複雑になります。

• 忙しいと省略される
• 人によって解釈がズレる
• 例外対応が増える

結果として、
「守られる前提」で作ったルールほど、
実運用では形骸化していきます。

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H3-2｜ロケーション管理を「人の記憶」に頼る限界

エクセル運用では、
ロケーション情報は
人の入力と記憶に強く依存します。

• どこに移したか
• どこに戻したか
• どこが空いているか

これらを
人の注意力だけで正確に保つのは、
構造的に無理があります。

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H3-3｜属人運用から「仕組み運用」に変えるという発想

ここで重要なのは、
「もっと頑張る」ことではなく、
頑張らなくてもズレない構造にする
という発想です。

誰が作業しても、
自然に正しいロケーションが残る。

そういう「仕組み」を作らない限り、
在庫ズレは何度でも再発します。

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H2-7｜ロケーション管理を体系的に見直したい人へ

ここまで読んで、
「うちもまさにこの状態だ…」と感じた方も
多いかもしれません。

ただ、ひとつ大事な前提があります。

ロケーション管理の問題は、
それ単体で完結するテーマではない
という点です。

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H3-1｜在庫管理全体を整理しないと、また破綻する

ロケーションだけを直しても、

• 入出庫ルールが曖昧
• 在庫数量の基準がズレている
• 商品マスターが整っていない

こうした土台が崩れていれば、
結局またズレは再発します。

「一部だけ直す」やり方では、
構造そのものが変わらないからです。

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H3-2｜ロケーションは「一部の仕組み」にすぎない

ロケーション管理は、
在庫管理という大きな仕組みの
ほんの一部にすぎません。

本来は、

• 在庫の持ち方
• 入出庫の流れ
• 棚卸のやり方
• 商品コード・SKU設計

こうした要素と
セットで設計されるべきものです。

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H3-3｜全体像から設計し直したい人向けの整理ページがあります

もし、

• その場しのぎではなく
• ちゃんと構造から立て直したい
• 何から手をつけるべきか整理したい

そう感じた方は、
在庫管理全体を体系的に整理した
解説ページも参考になるかもしれません。

👉 在庫管理を「仕組み」から見直すための全体ガイド
（※ ここにピラーページへの内部リンク）

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H2-8｜小規模倉庫向けに設計された在庫管理の仕組みもある

ここまで読んで、

「もうエクセル運用は限界だけど、
いきなり大規模システムを入れるのも違う気がする…」

そう感じた方もいるかもしれません。

実際、在庫管理システムと聞くと、
どうしても

• 高機能
• 高価格
• 大企業向け

というイメージを持たれがちです。

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H3-1｜「高機能すぎるシステム」が合わない理由

小規模倉庫や少人数現場にとって、
高機能すぎる在庫管理システムは
むしろ扱いきれないケースが多くあります。

• 初期設定が複雑
• 画面が多すぎる
• 運用ルールが重い
• 結局、使われなくなる

こうした理由で、
「システムを入れたのに、エクセル併用に逆戻り」
という例も少なくありません。

現場に必要なのは、
“何でもできるツール”ではなく、
**「必要なことだけが、無理なく回る仕組み」**です。

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H3-2｜ロケーション管理を前提にした在庫管理ツールも存在する

実は、小規模事業者や小さな倉庫向けに、

• ロケーション管理を前提に
• 入出庫と在庫数量と棚番がズレないように
• できるだけシンプルに運用できる

という思想で作られた
在庫管理ツールも存在します。

たとえば
**「アピス在庫管理システム」**というツールも、
そうした考え方をベースに設計されています。

対象としているのは、

• SKUがそこまで多くない現場
• 少人数で在庫管理を回している事業者
• エクセル運用に限界を感じ始めた段階

といった層です。

ここでは詳しい説明はしませんが、
「こういう思想で作られた在庫管理の仕組みもある」
ということだけ、
頭の片隅に置いておいていただければ十分です。

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H2-9｜まとめ｜エクセルが悪いのではなく「役割が違う」

ここまで読んでいただき、
「エクセルって、やっぱりダメなのか…」
と感じた方もいるかもしれません。

でも、まず最初にお伝えしておきたいのは、
エクセルそのものが悪いわけではないということです。

エクセルは本来、

• 集計する
• 一覧で見る
• 計算する
• データを加工する

といった用途には、非常に優れたツールです。

実際、

• SKUが少ない
• 人が固定されている
• 入出庫が少ない

こうした条件下では、
エクセル運用でも十分に回っている現場はたくさんあります。

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エクセルが破綻するのは「役割を超えたとき」

問題が起きるのは、
エクセルに本来の役割を超えたことをやらせ始めたときです。

たとえば、

• リアルタイムの在庫管理
• ロケーション管理との完全同期
• 複数人同時編集
• 入出庫履歴のトレーサビリティ

こうした運用を、
エクセル単体で無理やり実現しようとすると、

• 在庫が合わなくなる
• ロケーションがズレる
• 属人化する
• 例外だらけになる

といった問題が、
構造的に避けられなくなります。

これは運用が悪いからでも、
担当者の能力が低いからでもありません。

単純に、
ツールの役割と、現場が求めている役割がズレてきただけです。

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判断すべきなのは「エクセルをやめるか」ではない

ここで大事なのは、

「エクセルを今すぐ捨てるべきか？」

ではありません。

本当に考えるべきなのは、

「いまの現場規模・運用内容に、エクセルの役割は合っているか？」

という点です。

• 探す時間が増えてきた
• 在庫ズレが定期的に起きる
• 引き継ぎがうまくいかない
• ルールが人依存になっている

こうした兆候が出てきているなら、
それは

エクセルの限界が近づいているサイン

かもしれません。

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まずは「仕組みで管理する」という発想を持つ

この段階で必要なのは、

• いきなり高額なシステムを入れること
• 無理にデジタル化を進めること

ではありません。

まずは、

「在庫・ロケーション・入出庫を、
　人ではなく“仕組み”で一致させる」

という発想を持つこと自体が、
一番大きな一歩です。

そのうえで、

• まだエクセルで耐えられるのか
• そろそろ別の仕組みを考えるべきか

を、
冷静に判断すれば十分です。

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この問題は「あなたの現場だけ」ではありません

最後にひとつだけ。

この記事で書いたような悩みは、

• 倉庫が少し大きくなった
• SKUが増えてきた
• 人が増えたり入れ替わった

というタイミングで、
ほぼ全ての現場が一度は通る道です。

いま困っていることは、
決して珍しいことでも、
恥ずかしいことでもありません。

「うちも、そろそろ次の段階かもしれないな」

そう感じたなら、
それだけでも、
十分に前向きな一歩です。