棚番 はんこで棚卸ミスを減らす｜属人化を防ぐ棚番ルールの作り方｜在庫管理
棚卸、
毎回ズレていませんか？
- ちゃんと数えたはずなのに合わない
- 人によって数が違う
- 前回と同じ場所を数えているのに、またズレる
- 原因がよく分からないまま「まあいいか」で終わる
👉
この状態、かなり多くの現場で起きています。
そして多くの人が、
こう思っています。
「たぶん、
数え方が雑なんだと思う…」
「もっと慎重に数えれば、
そのうち合うようになるはず…」
でも、
先に結論を言います。
👉
棚卸ミスの原因は、
ほとんどの場合「数え方」ではありません。
本当の原因は、
もっと手前にあります。
- どこからどこまでが1棚なのか曖昧
- 棚番が読みにくい・統一されていない
- 同じ番号が複数ある
- 棚の場所が人によって違う認識になっている
👉
つまり、
「場所」と「棚番」が壊れているだけ
です。
この記事では、
- なぜ棚卸ミスは、
毎回同じように起きるのか？ - なぜ「ちゃんと数えているのに」
合わないのか？ - なぜ棚番を整えるだけで
ミスが激減するのか？
このあたりを、
現場目線で、できるだけやさしく
整理していきます。
そして後半では、
- 棚番はんこを
どう使えば失敗しないのか - 属人化を防ぐ
棚番ルールの作り方 - Excel管理のままで
どこまでミスを減らせるのか
👉
「今日から何をやればいいか」
まで落とし込みます。
棚卸ミスを
「現場の頑張り」で解決するの、
そろそろやめませんか？
H2-1｜なぜ棚卸ミスは、毎回同じように起きるのか？
👉 問題の“正体ズラし”ゾーン
（数え方の問題じゃないと気づかせる）
棚卸のたびに、
こんなことが起きていませんか？
- 今回も数が合わない
- 前回と同じ商品でズレている
- 人によってカウント結果が違う
- 何度数え直しても合わない
そのたびに、
現場ではだいたいこんな空気になります。
「ちゃんと数えてよ」
「いや、ちゃんと数えましたよ」
「じゃあ、なんで合わないの？」
で、
最終的にこうなります。
- もう一回数え直す
- だいたい合ってそうな数字に寄せる
- 理由はよく分からないまま確定する
👉
そして次の棚卸でも、
まったく同じことが起きます。
ここで、
一つだけはっきり言います。
👉
これ、
数え方が下手だから起きているわけじゃありません。
H3-1｜よくある棚卸のズレ方パターン
まず、
ほぼすべての現場で起きている
「ズレ方の型」を見てみましょう。
■ 人によって数が違う
Aさんが数えると「12」。
Bさんが数えると「10」。
👉
どっちが正しいか分からない。
■ 同じ棚を二重に数えていた
棚が横に長くて、
境界が曖昧。
- こっちの人も数えてる
- あっちの人も数えてる
👉
結果、同じ在庫を2回カウント。
■ 数え漏れが出る
棚の奥。
棚の下。
箱の裏。
👉
存在に気づかれず、
最初からカウントされていない。
■ 前回と場所が変わっている
「前回ここにあった商品が無い」
別の棚を探すと――
普通に出てくる。
👉
場所が変わってるだけ。
■「前ここにあったよね？」が頻発する
これ、
かなり危険なサインです。
- 記憶ベースで探している
- 場所が固定されていない
- ルールが存在していない
👉
もうこの時点で、
棚卸が“運ゲー”になっています。
ここまで読んで、
「うち、
ほぼ全部当てはまってる…」
そう思った方。
安心してください。
👉
それ、あなたの現場だけじゃありません。
ほぼ全ての小規模現場で起きています。
H3-2｜実はミスの原因は「数」ではなく「場所」
ここ、
今日いちばん大事なポイントです。
👉
棚卸ミスの正体は、
数え方じゃありません。
本当の原因は――
👉
「場所が壊れていること」です。
具体的に言うと、
こんな状態になっていませんか？
■ どこからどこまでが1棚か曖昧
棚の区切りが感覚ベース。
- ここまでがA棚？
- それともここからB棚？
👉
人によって解釈が違う。
■ 棚番が読めない・統一されていない
- 手書き
- 薄い
- 消えかけ
- 書体バラバラ
👉
そもそも番号として機能していない。
■ 同じ番号が複数存在する
これ、
めちゃくちゃ多いです。
- A-01が2つある
- 昔の棚番が残ってる
- 増設時に適当に振った
👉
もうこの時点で、
ロケーション管理は破綻しています。
■ 棚番が途中で飛んでいる
- A-01
- A-02
- A-05
- A-09
👉
どこに何があるか、
構造的に分からなくなります。
■ ルールが無いまま増設されている
棚を足すたびに、
- その場のノリで番号を振る
- 空いてそうな番号を使う
- 前の人の真似をする
👉
結果、
誰も全体構造を説明できなくなります。
👉 結論：棚卸ミスは「場所の設計ミス」
ここまでを一言でまとめると、
こうなります。
👉
棚卸ミスの正体は、
数え方のミスじゃありません。
👉
「場所の設計ミス」です。
- 場所が決まっていない
- 場所の境界が曖昧
- 場所の名前（棚番）が壊れている
この状態で
いくら真面目に数えても――
H2-2｜棚番がバラバラな現場ほど、棚卸は必ず破綻する
👉 ①記事と思想連動ゾーン
（でも切り口は「棚卸ミス」寄せ）
前章で、
👉
棚卸ミスの正体は「数」ではなく「場所」
だという話をしました。
ここで、
もう一段だけ深掘りします。
👉
なぜ、場所が壊れるのか？
その最大の原因が――
👉
「棚番がバラバラ」なことです。
H3-1｜棚番が読みにくいことで起きていること
多くの現場で、
棚番ってだいたいこんな感じです。
- マジックで直書き
- 養生テープに手書き
- 紙を貼ってセロテープで固定
- 人によって書体が違う
- 大きさも位置もバラバラ
見た目は些細な問題に見えますが、
これ、棚卸のときに致命傷になります。
■ 見間違える
たとえば、
- 8 と 3
- 6 と 0
- 1 と I
- B と 8
👉
普通に間違えます。
■ 書体が違って混乱する
- 丸文字の「2」
- 角ばった「2」
- 下線付きの「7」
- 下線なしの「7」
👉
人によって「別の番号」に見えます。
■ 薄くなって読めない
- インクが薄れている
- 日焼けして消えかけ
- テープが汚れている
👉
もう番号として機能していません。
■ 似た番号を見落とす
A-01 のつもりで数えたら、
実は A-10 だった。
👉
これ、棚卸ズレの王道パターンです。
ここまで読んで、
「あ…うち、
ほぼ全部当てはまってる…」
そう思った人、
かなり多いはずです。
H3-2｜棚番ルールが無い現場の末路
棚番がバラバラな現場には、
必ずもう一つの共通点があります。
👉
そもそも「棚番ルール」が存在していない。
■ 勝手に番号が増える
棚を増設するとき、
- 空いてそうな番号を付ける
- 近くの棚の続きっぽく振る
- 前の人の真似をする
👉
完全にノリ運用です。
■ 同じ番号が複数生まれる
これ、
本当にめちゃくちゃ多いです。
- A-03 が2つある
- 昔の棚番が残っている
- 新しい棚にも同じ番号を振った
👉
もうこの時点で、
棚卸は破綻確定です。
■ 番号の意味を誰も説明できない
「この A-12 って、
どういう意味なんですか？」
と聞くと、
- えっと…
- たぶん昔の名残で…
- 深い意味は無いです
👉
誰も構造を説明できません。
■ 新人は完全に詰む
新人さんからすると、
- どこに何があるか分からない
- 棚番を見ても意味が分からない
- 誰に聞けばいいか分からない
👉
初日から詰みます。
そして、
この状態で棚卸をやるとどうなるか。
👉
ほぼ100％ズレます。
👉 結論：棚卸が破綻する現場の共通点
ここまでを一言でまとめます。
👉
棚卸が毎回ズレる現場には、
必ずこの2つがあります。
1️⃣
棚番が読みにくい・バラバラ
2️⃣
棚番ルールが存在しない
この状態で、
- 真面目に数えても
- ダブルチェックしても
- 何回数え直しても
👉
ズレは減りません。
👉 次の章で「ようやく解決策」に入ります
ここまで読んだ人は、
たぶんこう思っています。
「じゃあ、
棚番をどうすればいいの？」
安心してください。
次の章で、
- いちばん簡単で
- いちばん現実的で
- しかもお金がほとんどかからない
H2-3｜「棚番 はんこ」で棚卸ミスが減る理由
👉 本記事のコア価値ゾーン
ここまでで、
棚卸ミスの正体は――
👉
「数え方」ではなく「場所の壊れ方」
だという話をしてきました。
では、ここで素直な疑問が出てきます。
「たかが“はんこ”で、
本当に棚卸ミスなんて減るの？」
結論から言います。
👉
減ります。かなり。
しかも、いちばん地味で、いちばん確実な減り方をします。
なぜなら、
棚番はんこが効く理由は、
精神論でも気合でもなく、
純粋に“構造”が変わるからです。
H3-1｜はんこで棚番を統一すると何が起きるか
棚番はんこを使うと、
現場ではまずこの4つが同時に起きます。
■ ① 書体が揃う
もうこれだけで、
棚卸の世界は一変します。
- 手書きのクセが消える
- 丸文字・角文字の差が消える
- 人ごとの差が消える
👉
棚番が「文字」ではなく
「記号」として認識できるようになります。
■ ② サイズが一定になる
- 文字の大きさが全部同じ
- 位置もだいたい揃う
👉
視界に入った瞬間、
棚番が“パッと拾える”状態になります。
これ、地味ですが
棚卸スピードと正確性に直結します。
■ ③ 表記ゆれが消える
たとえば、
- A-01
- A01
- A 01
- a-1
こういう“微妙な違い”、
手書き運用だと普通に発生します。
はんこにすると――
👉
この揺れが物理的に発生しなくなります。
■ ④ 見間違いが激減する
- 8 と 3
- 6 と 0
- 1 と I
- B と 8
この手の事故、
ほぼ消えます。
👉
「読めない」「迷う」「不安になる」
という状態自体が、ほぼ無くなります。
ここまでを一言で言うと――
👉
棚番が「人の字」から
「システムの記号」に変わる。
これが、
はんこの一番デカい効果です。
H3-2｜実際に減るミスの種類
ここからが本題です。
棚番はんこを導入すると、
棚卸で起きるミスの種類が
目に見えて減ります。
■ ① 二重カウント
原因はだいたいこれです。
- 同じ棚を別の棚だと思って数える
- 似た番号を別棚だと勘違いする
👉
棚番が一意に読めるようになるだけで、
この事故はほぼ消えます。
■ ② 数え漏れ
これも王道パターンです。
- 棚番が小さくて見落とす
- 薄くて見えない
- 番号が飛んでいて気づかない
👉
棚番が「視界にちゃんと入る」ようになるだけで、
数え漏れは激減します。
■ ③ 棚の取り違え
- A-10 を A-01 だと思う
- B-03 を B-08 だと思う
👉
書体・サイズ・表記が揃うと、
この系統のミスはほぼ起きなくなります。
■ ④「ここも数えたっけ？」問題
これ、
棚卸あるある中のあるあるです。
- 同じ棚の前で立ち止まる
- 「あれ、ここって…もう数えた？」
- メモを見返す
- でも確信が持てない
👉
棚番が明確だと、
「今どこまで終わったか」が
圧倒的に分かりやすくなります。
👉 結論：はんこは“ミスを防ぐ装置”そのもの
ここまでの話をまとめます。
👉
棚番はんこが効く理由は、
人の注意力に頼らなくてよくなるから。
- 見間違えない
- 迷わない
- 不安にならない
- 記憶に頼らない
👉
つまり、
「ミスが起きにくい構造」に変わる。
だから、
- ベテランがやっても
- 新人がやっても
- 誰が数えても
👉
棚卸結果が安定し始めます。
👉 ただし、ここで重要な注意点があります
ここまで読むと、
こう思う人が出てきます。
「じゃあ、
とりあえず棚番はんこ作れば
もう安心じゃん」
……違います。
👉
それ、次の地雷ゾーンです。
次の章で、
“はんこを押す前に
9割決まっている話”
ここをやらないと、
普通に失敗します。
H2-4｜属人化を防ぐ「棚番ルール」の作り方（ここ超重要）
👉 思想ゾーン①
（はんこよりルールが本体）
ここまで読んで、
「よし、
じゃあ棚番はんこ作ろう」
と思った人。
ちょっと待ってください。
👉
ここでルールを決めずに
先にはんこを作ると、
ほぼ確実に失敗します。
なぜなら――
👉
棚番はんこは“印刷機”であって、
“設計者”ではないからです。
ルールがグチャグチャなまま
はんこを作るというのは、
👉
グチャグチャな設計図を
永久保存する装置を作る
のと同じです。
H3-1｜最低限決めるべき棚番ルール
棚番ルールで大事なのは、
完璧さではありません。
👉
「あとから破綻しない最低限」
ここだけ押さえれば十分です。
ここは必ず決めてください。
■ ① 何桁にするか
たとえば、
- 1桁：1 / 2 / 3
- 2桁：01 / 02 / 03
- 3桁：001 / 002 / 003
ここ、
めちゃくちゃ軽視されがちですが、
将来ほぼ確実に後悔します。
👉
おすすめは最初から2桁以上。
なぜなら、
- 9棚 → 10棚
- 99棚 → 100棚
このタイミングで、
- 1 → 10
- 09 → 10
みたいな
地獄の貼り替え作業が発生するからです。
■ ② 英字＋数字か、数字だけか
よくあるパターンです。
- A-01 / A-02 / A-03
- 01-01 / 01-02 / 01-03
どっちが正解、ではありません。
👉
大事なのは
「意味が説明できる構造」になっているか。
たとえば、
- A = 通路A
- 01 = 手前から1番目
この説明ができるならOKです。
■ ③ 上下段の表現方法
これ、
現場でめちゃくちゃ揉めます。
- 上段と下段、どう区別する？
- 同じ棚で上下ある場合どう振る？
例：
- A-01-1（上） / A-01-2（下）
- A-01U / A-01L
- A-01 / A-02 に分ける
👉
どれでもいい。
でも「最初に決めない」と100％破綻します。
■ ④ 左右の振り方
これも地味に重要です。
- 左から右に増えるのか
- 右から左に増えるのか
👉
人間は、
増えてほしい方向に番号が増えないと
直感的に迷います。
■ ⑤ どこから 0番 / 1番 にするか
これ、
現場で必ず混乱ポイントになります。
- 手前が 0？
- 手前が 1？
👉
どっちでもいい。
でも、必ず決める。
そして、
紙に書いて残す。
H3-2｜現場が混乱しないルールの条件
ここが思想の本体です。
👉
「いい棚番ルール」には
共通する条件があります。
■ ① 直感的に分かる
たとえば、
- A-01 は通路Aのいちばん手前
- A-10 は奥のほう
👉
見ただけで
だいたい場所が想像できる。
これが超重要です。
■ ② 説明できる
新人に聞かれたとき、
「これどういう意味ですか？」
に対して、
👉
30秒で説明できないルールは、
だいたい破綻します。
■ ③ 増設しても破綻しない
ここ、
ほぼ全現場がミスります。
- 空き番が無い
- 途中に棚を足した
- 番号が飛びまくる
👉
将来1列増えても
何も壊れない構造か？
これだけ考えてください。
■ ④ 誰がやっても同じになる
これが最大の条件です。
👉
「Aさんならこう振る」
という時点でアウトです。
- 新人
- ベテラン
- 社長
誰が棚番を振っても、
同じ結果になるルールでないと
属人化は100％消えません。
👉 結論：はんこより先に、紙とペンを持て
ここまでの話を
一言でまとめます。
👉
棚番はんこを作る前に、
必ず一度、
紙に棚番ルールを書き出してください。
- 何桁か
- どういう意味か
- どう増えるか
- どこから始まるか
👉
これが書けないなら、
まだはんこを作る段階ではありません。
H2-5｜棚番はんこの導入手順（棚卸目線）
👉 実践ゾーン
ここまでで、
- 棚番がバラバラだと棚卸は必ず壊れる
- はんこで統一するとミスは激減する
- でも、ルールが無いとはんこは地雷になる
という話をしてきました。
では、ここからは
「じゃあ実際、どういう順番でやれば失敗しないのか？」
を、棚卸目線で整理します。
👉
この順番を飛ばすと、
だいたい一度はやり直すことになります。
H3-1｜はんこを作る前にやるべきこと
ここ、
はんこ作りの9割はもう終わっています。
👉
この工程をサボると、
あとから100％後悔します。
■ ① 棚を紙に書き出す
まず、
PCを閉じてください。
👉
紙とペンで、
倉庫・バックヤードの棚配置を
ざっくり描きます。
- 通路
- 棚の列
- 上下段
- 壁際の棚
- 島棚
👉
きれいじゃなくてOK。
「全体が見える」ことが目的です。
■ ② 現在の棚番を洗い出す
次に、
今ついている棚番を
そのまま全部書き出します。
- 手書きの棚番
- テープに書いてある番号
- 紙を貼ってある番号
👉
ここで、ほぼ確実に
ヤバいものが見つかります。
- 同じ番号が2つある
- 途中で番号が飛んでいる
- そもそも番号が無い棚がある
■ ③ 重複・飛び番を潰す
ここで初めて、
**棚番の「掃除」**をします。
👉
この時点では
まだ“はんこを押さない”。
- 同じ番号 → どちらかを変える
- 飛び番 → 使わないか、埋めるか決める
- ルールに合わない番号 → 全部修正対象
👉
この作業が一番しんどいですが、
ここをやらないと
はんこ導入の意味がゼロになります。
■ ④ 将来増設の余白を作る
ここ、
ほぼ全現場がやっていません。
👉
でも、ここをやらないと
1〜2年後に必ず破綻します。
たとえば、
- A-01 / A-02 / A-03
- もう棚が増やせない
この状態で棚が1列増えたら――
👉
番号を全部振り直す地獄
が確定します。
おすすめは、
- 01 / 03 / 05 / 07
- 10刻み（10 / 20 / 30）
👉
最初から“空き番”を意図的に作る。
これだけで将来の自分を救えます。
H3-2｜はんこの仕様と運用ルール
ここでやっと、
はんこの話に入れます。
👉
でも、はんこは「道具」であって、
主役ではありません。
■ ① サイズ
小さすぎるはんこ、
絶対にやめてください。
👉
棚卸中に“一瞬で読めない”サイズは失敗です。
目安：
- 5m先からでも読める
- 立ったまま視界に入る
■ ② インク色
これも地味に重要です。
- 黒：無難だが暗い現場だと見づらい
- 青：比較的見やすい
- 赤：注意喚起感が強すぎる
👉
「見やすさ」最優先で決めてください。
おしゃれは不要です。
■ ③ 押す位置
これ、
運用破綻ポイントNo.1です。
- 棚の右上
- 正面の中央
- 目線の高さ
👉
必ず1か所に統一してください。
理由はシンプルで、
👉
棚卸中に
目線が迷子にならなくなるから。
■ ④ 押し直しの権限
ここ、
めちゃくちゃ重要です。
👉
誰でも勝手に押し直せる状態、
100％ルール崩壊します。
最低限決めること：
- 押し直していい人は誰か
- 変更するときのルール
- 変更したらどこに記録するか
👉
「はんこを押す＝設計変更」
という認識を持たせてください。
👉 結論：はんこ導入は「最後」にやる作業
ここまでの話をまとめます。
👉
棚番はんこは、
棚番ルールが完成した“あと”に導入するもの。
順番はこれだけです。
- 棚を紙に描く
- 今の棚番を洗い出す
- ルールに沿って番号を決め直す
- 余白を作る
- ここで初めて、はんこを作る
👉
この順番を守るだけで、
棚番はんこ導入の成功率は
たぶん5倍以上になります。
H2-6｜棚番を作っただけで満足すると、またズレる
👉 思想ゾーン②
ここまで読んで、
「よし、
うちも棚番はんこ導入しよう」
そう思った方、
めちゃくちゃ良い判断です。
でも――
ここで1つだけ、
かなり大事なことを言います。
👉
棚番を作っただけで満足すると、
ほぼ確実に、また棚卸はズレ始めます。
H3-1｜よくある失敗パターン
これは、
本当にいろんな現場で
まったく同じことが起きています。
■ ① 棚番だけ作って終わる
はんこで棚番を押して、
- 表示はきれいになった
- 見た目は統一された
- なんとなく管理レベルが上がった気がする
👉
ここで満足してしまう。
でも実際は、
- 何をどこに置くか決まっていない
- 空いてる棚に適当に置く
- 入荷のたびに場所が変わる
👉
棚番はあるのに、
中身は前と何も変わっていない状態
になっています。
■ ② 商品の場所が固定されていない
これ、
棚卸がズレる最大の原因です。
- 今日はA-01にあった商品が
明日はB-03に移動している - 理由は「なんとなく」「空いてたから」
👉
これをやっている限り、
棚卸が合うわけがありません。
■ ③ 入出庫ルールが無い
さらに追い打ちをかけるのが、これです。
- 入庫したらどこに置くか決まっていない
- 出庫したら何を更新するか決まっていない
- 誰がやるかも決まっていない
👉
つまり、運用が人任せ。
この状態だと、
- 置き場所が人ごとに違う
- 記録の仕方も人ごとに違う
- 更新したつもり・してないつもりが発生する
👉
そりゃズレます。
むしろズレない方が奇跡です。
H3-2｜棚番 → ロケーション → 在庫管理という順番
ここで、
このシリーズで一番大事な考え方を出します。
👉
在庫管理には、
正しい「順番」があります。
■ 棚番＝場所の名前
まず棚番。
これは、
- A-01
- B-03
- C-12
みたいな
**「場所につけた名前」**にすぎません。
👉
ラベルを貼っただけの状態
です。
■ ロケーション＝場所の意味
次にロケーション管理。
ここで初めて、
- この棚には
何を置くのか - この棚は
何専用なのか - この棚に
何個まで置くのか
👉
「場所に意味」が生まれます。
たとえば、
- A-01＝商品A専用
- B-03＝商品B専用
- C-12＝出荷待ち一時置き場
この状態になって、
ようやく――
👉
「ここに来れば、これがある」
と言えるようになります。
■ 在庫管理＝数量との紐づけ
最後が、
いわゆる在庫管理です。
- 商品AはA-01にある
- 数量は12個ある
- 出庫したら11個に減る
- 入庫したら13個に増える
👉
場所 × 商品 × 数量
がひも付いた状態。
ここまで来て、
やっと――
👉
棚卸が「作業」ではなく
「確認」になります。
👉 結論：棚番はゴールではなく、スタート
もう一度、
大事なことをまとめます。
👉
棚番を作っただけでは、
在庫管理は1ミリも完成していません。
正しい順番は、
これだけです。
- 棚番を付ける
- 商品ごとに場所を決める（ロケーション管理）
- 場所と数量をひも付ける（在庫管理）
👉
この順番を飛ばすと、
どこかで必ず破綻します。
でも逆に言うと――
👉
この順番を守るだけで、
棚卸ミスは劇的に減ります。
H2-7｜Excel棚卸が限界な現場ほど、ここで詰まる
👉 講座連動ゾーン
ここまでで、
- 棚番を整えた
- ロケーションも決めた
- Excelに「場所」列も足した
かなりちゃんと、
在庫管理っぽくなってきたはずです。
👉
ここまで来ている現場は、
正直かなりレベル高いです。
でも――
ここから先で、
ほぼ全現場が同じ壁にぶつかります。
👉
「あれ？
なんかまた棚卸が合わなくなってきたぞ…」問題。
H3-1｜Excel棚卸で必ず起きる問題
まず断っておきます。
👉
Excelが悪いわけじゃありません。
小規模現場にとって、
Excelはむしろ最適解です。
- 安い
- すぐ使える
- みんな触れる
- カスタマイズできる
👉
スタート地点としては、
ほぼ完璧なツールです。
でも、
ちゃんと運用し始めると、
必ず次の問題が出てきます。
■ ① 更新漏れ
これ、
ほぼ100％起きます。
- 出庫したのに更新し忘れた
- 入庫したのに後回しにした
- 「あとでまとめてやろう」で忘れた
👉
たった1回の更新漏れで、
理論在庫はもう信用できなくなります。
■ ② 二重入力
これも地味に多いです。
- Aさんが出庫を反映
- Bさんも同じ出庫を反映
👉
在庫が2個減る。
でも現物は1個しか減ってない。
■ ③ 履歴が追えない
あとからズレに気づいても、
- いつズレたのか分からない
- 誰が触ったのか分からない
- どの入出庫が原因か分からない
👉
原因不明のズレになります。
■ ④ 誰が触ったか分からない
共有Excelあるあるです。
- 勝手に数字が変わっている
- 誰が直したのか不明
- 間違いを指摘しづらい
👉
責任の所在が消えます。
H3-2｜棚卸ミスが減らない本当の理由
ここ、
かなり大事な話をします。
👉
棚卸ミスが減らない原因は、
Excelの性能不足ではありません。
■ ① 場所と在庫が紐づいていない
多くの現場で、
Excelの中身はこうなっています。
- 商品名
- 在庫数
👉
「どこにあるか」が無い。
この状態だと、
- 現場で数えた棚
- Excelの在庫
👉
対応関係が取れません。
結果どうなるかというと、
- 「この棚にある分、
どこに反映すればいいんだっけ？」 - 「あれ、この商品って
何棚にあったっけ？」
👉
もうこの時点で、
棚卸はギャンブルです。
■ ② ルールが無い
これも致命的です。
- 入庫したら誰が更新するのか
- 出庫したらいつ更新するのか
- 棚卸後に誰が確定させるのか
👉
何も決まっていない。
この状態だと、
- 人によってやり方が違う
- タイミングも違う
- 書き方も違う
👉
ズレない方が無理です。
■ ③ 属人化している
最終的に、
ここに行き着きます。
- Aさんしか更新しない
- Aさんしか正しい場所を知らない
- Aさんが休むと何も分からない
👉
もう在庫管理じゃなくて、
「Aさん管理」です。
👉 結論：Excel棚卸が詰むのは「構造」の問題
もう一度、
まとめます。
👉
Excel棚卸が限界を迎える理由は、
ツールの問題ではありません。
原因はこの3つだけです。
- 場所と在庫が紐づいていない
- 入出庫・棚卸のルールが無い
- 運用が属人化している
👉
この3点を放置したまま
どれだけExcelを工夫しても、
棚卸ミスは減りません。
H2-8｜小規模現場でも無理なく始められる次の一手
👉 アピス事実ゾーン
ここまで読んで、
- 棚番を整えた
- ロケーションを決めた
- Excelに場所列を足した
- 棚卸のズレが「前よりマシ」になった
ここまで来ている現場は、
正直かなり優秀です。
👉
もう「在庫管理ができていない現場」ではありません。
でも、
このあたりで多くの人が、
こんな違和感を持ち始めます。
「これ、
毎回ちゃんと回し続けるの、
けっこう大変じゃない…？」
H3-1｜いきなり大げさなシステムは要らない
まず、
ここをはっきり言っておきます。
👉
いきなり本格的な在庫管理システムは、
まったく要りません。
- 高い
- 設定が難しそう
- 現場が混乱しそう
- 使いこなせる気がしない
👉
この不安、全部正しいです。
そして実際、
多くの小規模現場にとっては、
👉
Excel × ロケーション管理だけで、
十分すぎるほど効果が出ます。
やるべきことは、
実はもうほとんど終わっています。
- 棚番を整える
- 商品ごとに場所を決める
- Excelで
「場所 × 商品 × 数量」
をひも付ける
👉
これだけで、
棚卸ミスはかなり減ります。
なのでまず、
👉
「もっとちゃんとした仕組みを入れなきゃ」
と焦る必要は、まったくありません。
H3-2｜棚卸・入出庫・ロケーションを一体で管理できる仕組みもある
ただし――
ここまでやってみて、
もしあなたがこう感じ始めていたら。
「Excel、
もうちょっとラクにならないかな…」
「更新漏れ、
やっぱりゼロにはならないな…」
「誰がいつ触ったか
分からないの、地味に怖いな…」
👉
その感覚も、かなり正しいです。
実は、
ちょうどこの段階の現場向けに、
👉
「Excelの思想をそのまま拡張しただけ」
みたいな在庫管理の仕組み
も存在します。
■ 小規模向け在庫管理システムの存在
世の中には、
- 大企業向け
- フル機能すぎる
- 設定が地獄
- 現場がついていけない
そんな在庫管理システムが
山ほどあります。
👉
でも、それとは真逆の思想で
作られている仕組みもあります。
- 小規模現場前提
- ロケーション管理が主役
- 操作はほぼExcel感覚
- 余計な機能が無い
👉
「ロケーション管理を
そのまま仕組みにしただけ」
みたいな立ち位置です。
■ アピス在庫管理システムの立ち位置
その一例が、
アピス在庫管理システムです。
※ここ、売り込みではありません。
「こういう選択肢も存在する」
という事実の共有です。
アピスは、
思想的にかなり偏っています。
- ロケーション管理が前提
- 入出庫したら履歴が残る
- 棚卸結果をそのまま反映できる
- 誰がいつ触ったかが分かる
👉
つまり、
この記事でやってきたことを
そのまま仕組みにしただけ
です。
逆に言うと、
- AI需要予測
- 自動発注
- ERP連携
みたいな
キラキラ機能は一切ありません。
■ ロケーション管理・入出庫履歴・棚卸
アピスでできることは、
めちゃくちゃ地味です。
- 商品ごとに
ロケーションを持てる - 入庫・出庫すると
数量が増減して履歴が残る - 棚卸結果を入れると
差異が見える
👉
それだけです。
でも、
この3つがあるだけで、
- 更新漏れが激減する
- 誰が触ったか分かる
- ズレた原因が追える
- 棚卸が「確認作業」になる
👉
という状態に一気に近づきます。
👉 結論：次の一手は「仕組み化」だけど、急がなくていい
最後に、
ここも超大事なことを書きます。
👉
ここで、
無理に何かを導入する必要はありません。
今日この記事を読んで、
- 棚番を整えようと思った
- ロケーションを決めようと思った
- Excelに場所列を足そうと思った
👉
それだけで、
あなたの現場は確実に一段階レベルアップします。
そしてもし将来、
- Excel運用がしんどくなってきた
- 棚卸がまたズレ始めた
- 属人化が限界に来た
そのタイミングで、
👉
「ロケーション管理を
そのまま仕組みにした道具」
を検討すれば十分です。
H2-9｜まとめ｜棚番はんこは「棚卸ミス対策の入口」
ここまで読んでいただいて、
おそらく多くの方が、こう感じていると思います。
「あれ…
棚卸ミスって、
数え方の問題じゃなかったんだな…」
その気づき、
めちゃくちゃ重要です。
■ ミスの原因は「数え方」じゃない
多くの現場では、
棚卸ミスが出るたびに、
こう考えがちです。
- 数え方が雑だったのかな
- 集中力が足りなかったのかな
- もっと慎重にやらないとダメかな
👉
でも、ほとんどの場合、
そこが原因じゃありません。
本当の原因は、
もっと手前にあります。
- どこからどこまでが1棚なのか曖昧
- 棚番が読みにくい・統一されていない
- 同じ番号が複数ある
- 番号の意味を誰も説明できない
- 場所が固定されていない
👉
つまり、
「場所」と「棚番」が壊れているだけ
です。
■ はんこは、超優秀な第一歩
ここで、
棚番はんこをもう一度、
ちゃんと評価しておきます。
👉
棚番はんこは、
めちゃくちゃ優秀な改善策です。
- 表示が統一される
- 書体が揃う
- サイズが一定になる
- 見間違いが激減する
👉
これだけで、
棚卸ミスは確実に減ります。
なので、
👉
「棚番はんこ、やってみようかな」
と思ったあなたの判断は、
本当に正しいです。
■ でも本体は「ルール」と「仕組み」
ただし――
ここが一番大事なポイントです。
👉
棚番はんこは、
ゴールではありません。
棚番は、
- ただの場所の名前
- ただのラベル
- ただの記号
にすぎません。
本当に棚卸ミスが減り始めるのは、
この先です。
- 棚番ルールを決める
- 商品ごとに場所を固定する
- 入出庫のルールを決める
- 場所と在庫をひも付ける
👉
この「ルール」と「仕組み」が
できて初めて、
棚卸は安定します。
■ 結論：棚番はんこは「入口」でしかない
最後に、
この記事の結論を
もう一度はっきり書きます。
👉
棚番はんこは、
棚卸ミス対策の「入口」にすぎません。
- ミスの原因は
数え方じゃない - 場所と棚番が
壊れているだけ - はんこは
超優秀な第一歩 - でも本体は
ルールと仕組み
👉
この4つを理解できただけで、
あなたの現場は
もう一段レベルアップしています。
■ 今日やるべきことは、これだけでOK
もしあなたが、
- 棚卸が毎回ズレる
- 原因がよく分からない
- 何から手を付ければいいか迷っている
この状態なら。
👉
まずは棚番ルールを作って、
はんこで表示を統一するだけでOKです。
それだけでも、
確実に一歩前に進みます。
そして次の一歩として、
- 商品ごとに場所を決める
- Excelに場所列を足す
- 入出庫ルールを決める
👉
ここまで来たら、
あなたの現場はもう
「棚卸が壊れない状態」に入っています。
👤 筆者プロフィール｜DXジュン（Apice Technology 代表）
「tecn」を運営している DXジュン です。
Apice Technology株式会社の代表として、20年以上にわたり
Web制作・業務改善DX・クラウドシステム開発に携わっています。
普段は企業の現場課題に寄り添いながら、
在庫管理システム／予約システム／求人管理／受発注システム／クラウドソーシング など、
中小企業の仕事を“ラクにするツール”を作っています。
tecn では、業務改善のリアルや、Webシステムの仕組み、 そして「技術が生活をちょっと楽しくしてくれる」ような 日常×デジタルのヒントをゆるく発信しています。
現在の注力テーマは 在庫管理のDX化。 SKU・JAN・棚卸・リアルタイム連携など、 現場で役立つ情報を発信しつつ、 自社のクラウド在庫管理システムも開発・提供しています。
🔗 Apice Technology（会社HP）
🔗 tecn トップページ
🔗 在庫管理システムの機能紹介
記事があなたの仕事や生活のヒントになれば嬉しいです。 コメント・ご相談があればお気軽にどうぞ！
コメント