請求書を電子化するとは？その意味と背景
請求書の「電子化」とは、これまで紙でやり取りしていた請求書を、PDFやクラウド上のデータ形式で発行・送付・保存することを指します。
単に“紙を使わなくなる”というだけでなく、業務フロー全体の効率化や法令対応といった観点からも、今注目されています。
特に中小企業や個人事業主の間では、「Excelで作って印刷→郵送」といった作業がまだ多く残っているのが現状です。 しかし、そうしたアナログ管理には以下のような課題があります：
手間と時間がかかる（印刷・封入・郵送の手作業）
ミスが起こりやすい（宛名違い、控えの保存忘れ）
データとして残らず、後から探しにくい
こうした背景から、デジタル化＝「請求書の電子化」が推進されており、特に2024年から強化された電子帳簿保存法やインボイス制度の影響により、その必要性が一段と高まっています。
✅ 紙の請求書とどう違う？
紙の請求書は、手書き・Excel・Wordなどで作成し、印刷して郵送したり、手渡しするのが一般的でした。これに対し、電子化された請求書は「PDF形式での送付」や「クラウド上でのやり取り」が基本です。
紙との違いは次の通りです：
| 項目 | 紙の請求書 | 電子請求書 |
|---|---|---|
| 発行方法 | 印刷して手渡し・郵送 | PDFやクラウドで送信 |
| 管理方法 | ファイルで保管 | データとして検索・共有可能 |
| コスト | 印刷・郵送代が発生 | ほぼゼロコスト |
| 処理速度 | 手作業で時間がかかる | 数クリックで完了 |
つまり、紙にかけていた時間と手間が一気に解消されるのが、電子化の最大の特徴です。
✅ なぜ今「電子化」が注目されているのか
2020年以降、テレワークの浸透やペーパーレス推進の動きが広まり、業務のオンライン化が加速しました。これに伴い、「紙じゃなくてもいいよね」という空気感が一気に高まりました。 さらに、業務の効率化・人手不足対策・コスト削減という経営課題を解決する手段として、中小企業・個人事業主でも導入が現実的になってきた点も見逃せません。 加えて、近年では「電子取引」に関する国の制度も整備され、法律上の要件もクリアしやすくなっています。
✅ 電子帳簿保存法やインボイス制度との関係
「請求書の電子化」と切り離せないのが、電子帳簿保存法とインボイス制度の2つです。 **電子帳簿保存法（電帳法）**では、PDFやクラウドで受け取った請求書などを、一定のルールに従って保存する必要があります（真実性・検索性・保存期間など）。
インボイス制度では、適格請求書の発行と保存が義務づけられ、請求書の発行方法や保存方法を見直す事業者が急増しています。
これらの法制度に対応するうえでも、請求書の電子化は避けて通れないトピックとなってきているのです。
請求書を電子化する3つのメリット
請求書の電子化には、「なんとなく便利そう」といった漠然とした印象だけではなく、実務上でも非常に大きなメリットがあります。ここでは、特に効果が実感しやすい3つのポイントを取り上げます。
✅ 業務の効率化・ペーパーレス対応
請求書の電子化がもたらす最大のメリットのひとつが、業務のスピードアップです。 これまでのように請求書を印刷し、封筒に入れて、郵送していた一連の手間がすべて不要になります。たった数クリックで請求書を発行・送付できるため、月末月初の事務負担を大幅に軽減できます。 また、紙・封筒・インクなどのコスト削減にもつながり、オフィスのペーパーレス化を実現する一歩にもなります。
✅ 検索性・保管性の向上
紙の請求書をファイルにとじて保管していると、「あの請求書どこにしまったっけ？」と探す時間がかかってしまうことはありませんか？ 電子化された請求書は、発行日・得意先名・金額などですぐに検索できるため、確認・再発行・社内共有もスムーズになります。 さらに、クラウドやPC上での保管により、紛失リスクも減り、保管スペースも不要になります。特に、法定保存期間が7年にもおよぶ請求書は、電子化することで大きな管理コスト削減につながります。
✅ 法令対応と内部統制の強化
最近では「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」など、請求書の保存や管理に関わる法改正が相次いでいます。 こうした制度にスムーズに対応するには、やはり請求書の電子化が前提になります。データの真実性・検索性・保存性など、法令に準拠した形式での管理が求められるからです。 また、電子化により請求業務の履歴や担当者の対応状況を可視化できるため、社内の業務フローの標準化や内部統制の強化にもつながります。
請求書電子化のデメリットと注意点
取引先との調整や合意が必要
請求書の電子化は、自社だけの都合で進められるものではありません。多くの企業が関係する取引の中で、請求書のやり取りは両者の合意と整合があって初めて成立します。
たとえば、取引先がまだ紙の請求書での運用にこだわっている場合や、電子化の受領環境が整っていない場合、こちらが電子化しても結局はPDFを印刷して渡すことになるなど、非効率なフローが残ってしまう可能性があります。
そのため、電子化を進める際には、主要な取引先との調整や合意形成が欠かせません。また、同意を得るだけでなく、運用ルールのすり合わせや、確認・承認のタイミングなど細かい点まで調整することが求められます。
導入時のフロー変更や社内体制の整備
電子化の導入にあたっては、既存の業務フローの見直しが避けられません。
紙の請求書であれば、印刷・封入・郵送といった物理的な流れで処理されていた業務が、電子化により、データ作成→送信→確認→保存というデジタルなプロセスに変わります。
これにより、社内の関係部門、特に経理や営業事務などに新しい業務ルールが発生し、担当者への説明や研修も必要になります。
小規模な企業であっても「どのタイミングで送るのか」「どのフォルダに保存するのか」「電子帳簿保存法に対応した管理ができているか」など、新たな社内ルールが必要になるため、最低限の整備は欠かせません。
初期コストやシステム選定の難しさ
電子請求書を導入するには、多少なりとも初期投資が必要です。特に、専用のクラウドシステムを導入する場合は、初期費用や月額コストが発生します。
また、どのシステムを選べばよいかという判断も簡単ではありません。大企業向けの高機能なシステムは費用も高く、小規模事業者にはオーバースペックとなりがちです。
その一方で、シンプルすぎる無料ツールでは、法令対応（電子帳簿保存法やインボイス制度）に不安が残るケースもあります。
重要なのは、自社の業務規模や体制に合ったツールを選ぶこと。必要最低限の機能で、マニュアル処理からの脱却と業務の効率化を同時に実現できるような、ちょうどよいバランスのサービスを選ぶ視点が求められます。
請求書電子化に対応する主要な法律
請求書の電子化を進める際、避けて通れないのが「法律への対応」です。特に中小企業や個人事業主の場合、「知らなかった」では済まされず、罰則の対象となることもあります。 ここでは、請求書電子化に関連する3つの主要な法律制度とそのポイントをわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法の要件とは
電子帳簿保存法は、企業が帳簿や請求書などの取引情報を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。請求書の電子化を進めるには、この法律に定められた要件を満たす必要があります。 具体的なポイントは以下の3点です： 真実性の確保：タイムスタンプや訂正・削除の履歴管理が必要。 可視性の確保：画面上で明瞭に表示でき、プリントアウトも可能であること。 検索性の確保：日付や金額、取引先などで検索できる仕組みがあること。 2022年の改正でクラウドサービスでも保存が可能になり、中小企業でも対応しやすくなりました。
電子取引データの保存義務（スキャナ保存との違い）
請求書をPDFやメール添付で受け取った場合、それは”電子取引”に該当します。このデータは紙に印刷して保存することは不可で、電子データのまま保存することが義務付けられています。 これを”電子取引の保存義務”といい、スキャナ保存とは異なるものです。スキャナ保存は紙で受け取った書類をスキャンして保存する方式で、別途要件があります。 電子取引データは以下のように保存すべきです： 訂正・削除ができない、または履歴が残る仕組み 検索性の確保（取引年月日、金額、取引先） ディスプレイなどでの明瞭な表示
インボイス制度との関係
2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）も、請求書電子化と大きく関係します。 適格請求書を発行・保存するためには、以下のような情報をきちんと記載し、保存する必要があります： 適格請求書発行事業者の登録番号 消費税率ごとの区分記載 税額の明示 電子請求書でも、これらの内容が正しく記載されていればインボイス対応として認められます。保存方法も電子帳簿保存法の要件に合致している必要があります。
保存期間・改正対応のポイント
請求書などの取引情報は、原則7年間の保存が義務づけられています（法人税法・消費税法などによる）。 電子化した請求書も例外ではなく、保存期間を満たすシステムや体制が必要です。 また、制度は数年ごとに改正が入ることもあるため、システム選定時には将来的な制度改正への柔軟性も重要なチェックポイントです。
請求書電子化のやり方｜導入ステップ5つ
請求書の電子化は、ただ紙をPDFに変えるだけの単純な作業ではありません。社内外の調整やルール設計など、いくつかのステップを踏むことでスムーズな導入が可能になります。ここでは、電子化を成功させるための5つのステップをご紹介します。
1. 社内体制と業務フローを確認
まずは現在の請求書処理の流れを棚卸ししましょう。
誰が、いつ、どのように作成・承認・発送しているのかを明確にすることで、電子化後に必要なシステムや運用方法が見えてきます。
加えて、総務や経理、営業など関連部署との連携が不可欠なため、部門間での合意形成もこのタイミングで行うとスムーズです。
2. 取引先の対応状況を確認・周知
電子化は一方的に進められるものではありません。
特に受領側（取引先）が紙での受け取りを希望している場合、電子化の影響を受けてしまいます。事前に相手方の受け取り方法や希望フォーマット（PDF、Web閲覧、クラウド経由など）を確認し、必要に応じて周知・調整を行いましょう。
3. 電子化の方式を決定（PDF／クラウド等）
電子化といっても方式はさまざま。もっとも手軽なのは、PDF化してメールで送信する方法ですが、社内の保存や再検索には限界があります。
クラウド型の請求書発行システムを活用すれば、履歴の確認・検索、再発行などもスムーズに行えます。
自社の業務量や予算に応じて最適な方式を選びましょう。
4. 保存方法の確定とルール設計
電子化には「保存」のルールづくりが欠かせません。
例えば、電子帳簿保存法に準拠するためには「真実性の確保」「検索性の確保」「保存期間の遵守」などが求められます。
どのシステムを使い、誰が責任を持って保存・管理するのか、事前にルールを整備しておくことで、法令対応も万全になります。
5. 社内教育・運用開始
最後に、実際の運用をスタートさせる前に社内教育を行いましょう。
新しい業務フローやシステムに戸惑う社員も少なくないため、簡潔なマニュアルやQ&Aを整備し、サポート体制を整えておくことが大切です。
運用開始後も定期的に振り返りを行い、課題があれば早めに改善する体制を構築しておくと安心です。
よくある疑問とQ&A
電子化した請求書に印鑑は必要？
結論から言うと、電子化した請求書に印鑑は必須ではありません。日本では商習慣として印鑑が重視されることもありますが、法律上、印鑑がなくても請求書の効力は有効です。電子データであっても、請求内容や金額が明確であれば、ビジネス文書として通用します。
ただし、取引先が「印影がないと不安」という場合もあるため、PDFに印影を画像として入れるといった対応で安心感を持ってもらうのも一案です。
PDFで送っても保存要件は満たせる？
PDFで請求書を送付・保存することは可能ですが、電子帳簿保存法においては一定の条件を満たす必要があります。具体的には「真実性の確保」「検索性の確保」などが求められ、これらを満たすには保存システムや社内ルールの整備が必要です。
たとえば、保存フォルダの階層ルール、ファイル名の命名規則、いつ誰が保存したかのログの管理などが挙げられます。
紙との併用は可能？
はい、可能です。電子化を進めつつ、紙の請求書も併用する企業は少なくありません。
たとえば、社内ではペーパーレスを実践しつつ、取引先には紙で送るというハイブリッド型の運用が現実的です。
ただし、同一の請求書を紙と電子の両方で保存している場合、どちらを正式な記録とするのか明確にし、二重記録による混乱を避ける運用ルールが必要です。
h3: 保存先はクラウドでもいいの？
はい、クラウド保存も可能です。実際、多くの企業がDropboxやGoogle Drive、OneDriveなどを使っています。
ただし、セキュリティ面やデータの改ざん防止、検索性の確保といった要件を満たす必要があります。
特に電子帳簿保存法では、「保存日」「保存者」「改ざんの痕跡がないこと」が担保されていることが求められます。対応しているクラウドサービスや専用の電子保存システムの活用を検討しましょう。
メール送信だけで「送付」とみなされるの？
はい、法律上はメール送信で請求書を送付したことになります。ただし、相手がきちんと受信できているかを確認する手段（例：開封確認、受領返信の依頼など）を取っておくことが望ましいです。
特に電子契約やインボイス制度に関連する取引では、やり取りの証跡を残すことが重要です。
電子化した請求書はプリントアウトして保管してもOK？
一時的に印刷して確認するのは問題ありませんが、「電子で受け取った請求書は電子で保存」が原則です。
紙での保存は電子帳簿保存法の保存要件を満たさない場合があります。特に電子取引で交わされたデータ（PDFなど）は、電子のまま保存しておかないと、法令違反となるおそれがあります。
請求書を電子化するとき、事前に税務署への申請は必要？
以前は税務署への申請が必要でしたが、現在は不要です。2022年の改正電子帳簿保存法により、事前承認制度は廃止されました。
ただし、保存要件を満たす体制・ルールを事業者自身で整備しておく必要があります。
取引先が電子請求書を受け取れないと言われたらどうする？
このような場合は、無理に電子化を押し付けるのではなく、紙での対応を継続しましょう。段階的な導入を進めることで、取引先の理解を得ながら電子化を促すことが現実的です。
また、「PDF添付での送信」など、少しずつ電子化の形に慣れてもらう方法も有効です。
PDFと請求書発行システムではどちらが良い？
どちらにもメリットがあります。PDFは導入しやすく、費用も抑えられますが、管理や保存ルールの徹底が必要です。
一方、請求書発行システムは、検索性・一括管理・ログ記録・インボイス対応など多くの利点がありますが、導入コストと教育コストが発生します。
自社の業務量や人員構成を踏まえて、適切な方法を選びましょう。
h3: 請求書を電子化しても、紙の原本は捨てていいの？
電子取引で受け取った請求書に関しては、原本（紙）が存在しないため捨てても問題ありません。
ただし、紙で受け取った請求書をスキャンして電子化した場合、「スキャナ保存」の要件を満たしていないと、紙の原本を捨てることはできません。
社内ルールとして「電子のみ保存可」と判断できる体制を整えた上で、対応することが重要です。
✅ まとめ｜中小企業でも今すぐ始められる請求書電子化
まずは「できる範囲」から始めよう
請求書の電子化というと、「システム導入が大変そう」「社内で反対されそう」といった不安を感じる方も少なくありません。
しかし、すべてを一気に変える必要はありません。
最初の一歩として「Excelで作った請求書をPDFで送る」だけでも、立派な電子化の第一歩です。
小さな成功体験を重ねることで、社内や取引先にも電子化の便利さが伝わりやすくなります。まずはできる範囲から、無理なく始めてみましょう。
無料で始められるツールも紹介
請求書の電子化は、必ずしも高価なシステムを導入しなければならないわけではありません。
以下のような無料または低コストで使えるツールを活用することで、コストをかけずに電子化をスタートできます。
- Misoca（ミソカ）：請求書を無料で発行・PDF出力・郵送も対応可（有料）
- Freee会計の請求書機能：会計連携前提ながら、簡単な発行は無料でも可能
- Googleドライブ＋スプレッドシート＋PDF出力：ゼロ円で導入できる組み合わせ
まずはこうしたツールで「電子請求書ってどういうもの？」という感覚を掴むだけでも、次のステップに進みやすくなります。
業務負担が減り、法対応も安心！
電子化を進めることで、毎月の印刷・封入・郵送といった作業負担は激減します。
また、クラウド保存や自動送信などを取り入れることで、ヒューマンエラーの防止や内部統制の強化にもつながります。
さらに、2024年以降に本格化した「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」にも、電子請求書ならスムーズに対応可能です。
業務の効率化と法令対応の両立は、経営にとって大きな安心材料になります。
✅ 結論：電子化は中小企業・個人事業主にも“現実的な選択肢”
これまで「うちは小規模だから…」と電子化を敬遠していた事業者も、
低コストで、段階的に導入できる環境が整ってきています。
まずは一歩踏み出し、自社の業務に合ったやり方で請求書の電子化を取り入れてみましょう。
始めてみると、“戻れなくなるほど快適”な未来が待っています。
✅ 手作業からの脱却がもたらす、圧倒的な業務効率化
請求書を紙で発行していると、次のような一連の「アナログ作業」が発生します。
- ExcelやWordで請求書を作成
- 印刷
- 印鑑を押す
- 封筒に入れる
- 宛名を書いて切手を貼る
- ポストに投函、または手渡し
- コピーを取ってファイリング
これらは一件あたりにかかる時間がわずかでも、月に何十件も処理すれば、1日〜2日分の業務時間を費やすことになります。加えて、誤字脱字や封入ミスといった人為的ミスのリスクもつきまといます。
✅ 電子化すると、どう変わるか？
電子請求書にすれば、こうした手間のほとんどが「数クリック」で完結します。
- 請求書をWeb上で作成（またはテンプレート自動生成）
- PDFで出力 or クラウド上で共有
- ワンクリックでメール送信
- 自動保存、検索・再発行もすぐ
この圧倒的な省力化により、担当者の時間が大幅に空き、本来注力すべき業務に集中できるようになります。
特に経理・事務担当者が少人数で回している中小企業では、こうした**“見えにくい作業負担”の削減が、実は最も即効性のある業務改善策**となります。
✅ よくある誤解：「紙の方が安心」はもう古い
「紙の方が記録として安心」という考え方は根強いですが、現在の電子請求書は以下のような機能で安心かつ正確に運用可能です。
- データの改ざん防止（タイムスタンプ・履歴管理）
- クラウド保存によるバックアップと共有性
- 検索性やアクセス権設定による情報漏洩防止
むしろ、紙のように「なくす」「探す」「間違える」手間がなくなるため、信頼性と効率性が両立されるのが電子化の強みです。
✅ 小さな会社ほど効果は大きい
「人数が少ないから、手作業でもなんとかなる」と思いがちですが、
人手が限られている企業こそ、自動化・電子化による“負担軽減”の恩恵は絶大です。
たとえば、月末の請求業務を1人で担当していた社員が、電子化によって半日で処理を終えられるようになれば、
残りの時間で売上集計や経理チェックなど、より生産的な業務に取り組むことができます。
✅ まとめ：業務のデジタル化は、業務の“再設計”でもある
手作業の繰り返しから脱却することは、単なる効率化ではなく、会社の業務フロー全体を見直す大きなチャンスです。
まずは請求書の電子化から、“脱アナログ”の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
h3：請求書の自動発行ツールまとめ
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