請求書の発行業務を効率化するためのベストプラクティス
請求書発行業務にありがちな課題とは？
請求書発行業務は、一見ルーチンワークに見えますが、
実はミスやトラブルが起こりやすいリスク領域です。
ここでは、現場でよく見られる課題を、具体例とともに整理します。
発行作業が手間・時間を取る
- 毎回ゼロから請求書を作成していると、金額入力や振込先記載などに時間がかかる
- 特に複数取引先・案件ごとにフォーマットがバラバラだと、管理工数が大幅に増加
✅ 例：
営業担当者が都度エクセルで請求書を手作成しており、月末に1日以上かかってしまう。
記載ミス・送付ミスによる信用リスク
- 金額の誤記、消費税率の間違い、請求先宛名ミスなどが発生しやすい
- メール送信時に違う取引先に誤送信してしまうケースも
✅ 例：
請求先の担当者名を間違えた結果、取引先から「信用できない」とクレームを受け、関係が悪化した。
属人化・管理体制の不備によるトラブル
- 請求書発行・送付業務が特定の担当者に依存している
- 担当者が休職・退職すると、引き継ぎミスで二重請求や未請求が発生する
✅ 例：
経理担当者が退職した際、引き継ぎミスである顧客への請求漏れが発覚。数百万円の売上が未回収になった。
請求書発行業務を効率化するベストプラクティス
こうした課題を解消するためには、次のベストプラクティスが効果的です。
発行作業の標準化とマニュアル整備
- 請求書作成・承認・送付の流れを標準化
- 作業手順・チェック項目をマニュアル化し、誰でも同じ品質で作業できるようにする
請求書フォーマットの統一とテンプレート化
- 会社で使用する請求書フォーマットを統一
- 金額・消費税・振込先などの記載ミスを防ぐため、テンプレート化して入力漏れをなくす
発行・承認・送付プロセスの明確化
- 発行者、承認者、送付担当者を明確に役割分担
- どの段階で誰がチェックするか、ルールを定めて運用する
支払期限管理・リマインダー運用の徹底
- 請求書ごとに支払期限を管理し、リマインダー設定を行う
- 入金遅延を防ぎ、キャッシュフローを安定させる仕組みを整える
業務に適した請求書発行システムの活用
- 手作業やエクセル管理から脱却し、請求書発行専用システムを導入
- 作業時間・ミス・確認作業を大幅に削減できるため、長期的に大きな効果を得られます。
効率化を阻む「落とし穴」とは？注意すべきポイント
効率化を目指す際には、次の「落とし穴」にも注意が必要です。
システム導入後も属人化してしまうリスク
システムを導入しても、特定の担当者だけが使いこなしている状態だと、
結局属人化リスクが残ります。
マニュアル整備と教育も同時に進めましょう。
運用ルールが形骸化するリスク
運用ルールを作っても、形だけになり、守られなければ意味がありません。
定期的なレビューと現場フィードバックによる改善が重要です。
法令（インボイス制度・電子帳簿保存法）対応の抜け漏れ
請求書発行業務を効率化する際に、見落としがちなのが、
最新の法制度（インボイス制度・電子帳簿保存法）への対応です。
これらを適切に満たしていないと、コンプライアンスリスクが発生し、思わぬトラブルを招く恐れがあります。
インボイス制度対応の具体例
2023年10月に施行されたインボイス制度では、
「適格請求書（インボイス）」に以下の情報を正しく記載する義務があります。
- 適格請求書発行事業者の登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率対象品目はその旨も）
- 税率ごとの消費税額または適用税率
- 税抜金額・税込金額の区別
✅【対応できていないとどうなる？】
→ 取引先が仕入税額控除を受けられなくなり、取引解消・クレームリスクが発生。
注意すべきポイント
- 既存テンプレートがインボイス仕様に対応していない場合がある
- 手入力では登録番号の記載漏れや税率ミスが起きやすい
電子帳簿保存法対応の具体例
電子帳簿保存法では、請求書を電子データで保存する場合に、次の要件が求められます。
- タイムスタンプ付与、または改ざん防止措置の実施
- 関連書類を検索できる機能（取引年月日、金額、取引先名など）
- 7年間以上のデータ保存義務（法人の場合）
✅【対応できていないとどうなる？】
→ 税務調査で証憑不備とみなされ、仕入税額控除が否認されるリスクあり。
注意すべきポイント
- 単なるPDF保存では要件を満たさないことがある
- メール添付だけでは適正保存と認められないケースもある
まとめ｜法令対応済みシステム選定の重要性
- インボイス対応→必須情報の自動記載・チェック機能があるか
- 電子帳簿保存法対応→改ざん防止・検索機能付き保存システムかどうか
こうした要件を満たしているシステムを選ばないと、
いくら業務を効率化しても、
**「法令違反で後からトラブル」**という最悪のリスクを抱えることになります。
✅ だからこそ、
アピス発注請求システムのように、インボイス・電子帳簿保存法にフル対応したツールを選ぶことが重要なのです。
アピス発注請求システムを活用した業務効率化の成功イメージ
アピス発注請求システムを活用すれば、
これらベストプラクティスを自然に実現できる仕組みが整います。
請求書発行〜送付までワンクリック運用
- 顧客情報・取引情報を元に、請求書をワンクリック作成
- 発行・承認・送付もシステム上でスムーズに完結
ステータス管理・リマインダーによる業務抜け漏れ防止
- 未発行・承認待ち・送付済み・入金済みなどをステータス管理
- 期日アラート機能で送付・入金漏れも防止
インボイス対応・電子保存で法令コンプライアンスも安心
- インボイス制度対応の請求書を自動生成
- 電子帳簿保存法要件も満たす設計で、税務調査にもスムーズ対応
👉 詳しい機能はこちらから
➡️ アピス発注請求システム機能紹介ページ
まとめ｜請求書発行業務を効率化し、経営資源を本業に集中させよう
請求書発行業務を効率化すれば、
- 担当者の作業負担が減る
- 入金管理が正確になる
- キャッシュフローが安定する
といった大きな効果が得られます。
ルール整備とシステム導入によって、
煩雑な作業から解放され、
本来集中すべき「本業」にリソースを注げる体制を作っていきましょう！
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