1. システム正式名称
アピス受発注・請求システム
本資料は、IT導入補助金におけるITツール登録申請にあたり、アピス受発注・請求システムの機能概要、対応業務、システム構成、動作環境を説明するものです。
本システムは、中小企業・小規模事業者の受注管理、見積管理、納品管理、請求管理、入金確認、発注・仕入管理を支援するWeb型の業務管理システムです。
利用者は、PC、スマートフォン、タブレットなどの端末からWebブラウザを通じてシステムにアクセスし、見積作成、受注管理、納品管理、請求書発行、入金状況確認、未入金確認、発注・仕入管理、売上・仕入集計などの業務を行うことができます。
本システムにより、見積から受注、納品、請求、入金確認までの売上請求業務、および発注から仕入確認までの購買業務を一元的に管理できます。
2. ITツール基本情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ITツール名 | アピス受発注・請求システム |
| 商品ID | ORDERbase |
| プラン名称 | 基本プラン |
| 開発元 | アピステクノロジー株式会社 |
| 販売元 | アピステクノロジー株式会社 |
| 提供形態 | Web型受発注・請求管理システム |
| ライセンス形態 | サーバーライセンス |
| 主な対象業務 | 受注管理、見積管理、納品管理、請求管理、入金確認、未入金管理、決済、発注管理、仕入管理、売上・仕入集計 |
本システムは、サーバー上にシステムを構築し、複数の利用者がWebブラウザからアクセスして使用する構成です。
ライセンスはサーバーライセンスを基本とし、導入先の利用規模や運用内容に応じてシステム構成を調整します。
3. 対応する業務プロセス
本システムは、受発注・請求業務に関わる一連の業務プロセスを支援します。主な対応プロセスは以下のとおりです。
本システムにより、顧客情報の登録、見積作成、受注管理、納品管理、請求管理、入金確認、未入金確認、発注・仕入管理、売上・仕入集計までを一元的に管理できます。
| 業務プロセス | 対応機能 |
|---|---|
| 顧客・取引先管理 | 顧客登録、顧客編集、顧客一覧、顧客検索、請求先情報管理 |
| 見積管理 | 見積データ登録、見積一覧、見積編集、見積書発行、見積データの複写 |
| 受注管理 | 見積データからの受注管理、受注内容確認、受注ステータス管理 |
| 納品管理 | 納品データ登録、納品一覧、納品書発行、納品状況確認 |
| 請求管理 | 請求データ登録、請求一覧、請求書発行、請求ステータス管理 |
| 入金確認・決済管理 | 請求データごとの入金状況確認、入金済み処理、未入金一覧、入金遅延確認 |
| 発注・仕入管理 | 発注先登録、発注データ登録、発注一覧、発注書発行、仕入状況確認 |
| 売上・仕入集計 | 月次売上レポート、請求一覧、発注・仕入レポート、CSV出力 |
| 帳票・データ出力 | 見積書、納品書、請求書、発注書の出力、各種データのCSV出力 |
4. 主要機能概要
4-1. 顧客・取引先管理
顧客および取引先の基本情報を登録・変更・検索する機能です。
会社名、担当者名、住所、電話番号、メールアドレス、請求先情報などを管理し、見積、納品、請求の各業務で利用できます。
顧客情報を一元管理することで、見積書、納品書、請求書の作成時に必要な取引先情報を正確に参照できます。
4-2. 見積管理
顧客からの依頼内容に基づき、見積データを登録・管理する機能です。
商品名、数量、単価、税率、金額、見積期限などを入力し、見積書を作成できます。作成した見積データは一覧で確認でき、必要に応じて編集、複写、帳票出力を行うことができます。
見積データを起点として、受注、納品、請求へ業務を進めることで、同一案件に関する情報を継続して管理できます。
4-3. 受注管理
見積後に受注が確定した案件について、受注内容を管理する機能です。
受注内容、顧客情報、金額、受注日、納品予定日などを確認し、納品および請求へつなげることができます。
受注データを管理することで、見積段階の情報と受注後の処理を区別し、案件ごとの進行状況を確認できます。
4-4. 納品管理
受注後の商品・サービスの納品内容を管理する機能です。
納品日、納品内容、数量、などを登録し、納品書を発行できます。納品データは請求前データとして管理できるため、納品済み案件に対する請求処理を確認しやすくなります。
納品状況を管理することで、請求漏れや処理漏れの防止に役立ちます。
4-5. 請求管理
納品済みまたは請求対象となる取引について、請求データを登録・管理する機能です。
請求先、請求日、支払期限、請求金額、消費税額、税率、請求ステータスなどを管理し、インボイス制度に対応した請求書を発行できます。
請求データは一覧で確認でき、請求中、入金済みなどの状態を管理することで、請求後の入金確認業務につなげることができます。
これにより、請求書の発行だけでなく、請求状況、入金状況、未入金状況を一元的に確認できます。
4-6. 入金確認・未入金管理
請求データに対する入金状況を確認・管理する機能です。
請求ステータスを管理し、入金済みとなった請求データ、未入金の請求データ、支払期限を過ぎた入金遅延の請求データを一覧で確認できます。
請求データと入金情報を紐づけて管理することで、請求金額に対して入金されたかどうか、支払期限までに入金されたかどうかを把握できます。これにより、一般企業の掛取引における入金確認、未入金確認、未回収債権管理など、決済・売掛金回収業務の負担軽減に役立ちます。
4-7. 発注・仕入管理
仕入先や外注先への発注内容を登録・管理する機能です。
発注先、発注日、発注内容、数量、単価、金額などを登録し、発注書を作成できます。登録された発注データは一覧で確認でき、仕入内容や発注履歴の確認に利用できます。
発注・仕入に関する情報を管理することで、購買業務の記録、仕入金額の確認、月次集計に活用できます。
4-8. 売上・仕入レポート
請求データおよび発注データをもとに、売上・仕入状況を確認する機能です。
月次売上レポートでは、請求データをもとに売上金額を確認できます。発注・仕入レポートでは、発注データをもとに仕入金額を確認できます。
売上と仕入の情報を確認することで、月次の取引状況や請求・発注履歴を把握できます。
4-9. 帳票出力・CSV出力
見積書、納品書、請求書、発注書などの帳票を出力する機能です。
登録された取引データをもとに帳票を作成するため、同じ情報を繰り返し入力する手間を減らし、転記ミスの防止に役立ちます。
また、請求データ、売上データ、発注データなどをCSV形式で出力できるため、Excel等での確認、集計、社内資料作成に活用できます。
5. インボイス対応・受発注／決済機能の位置づけ
本システムは、インボイス制度に対応した「受発注」機能を中心とした販売・購買・決済管理システムです。一般的な EC サイトのようなオンライン決済機能ではなく、企業間取引における掛取引（請求書ベースの振込・銀行入金）に対応した、受注・請求・入金管理を対象としています。
販売側では、見積、受注、納品、請求、売掛金、入金確認までの一連の売上請求管理を行うことができ、IT ツール登録要領における「受発注機能（共 P-02）」の売り手側機能（売上請求管理・売掛・回収管理）に該当します。購買側では、発注先登録、発注データ登録、仕入金額の確認などを通じて、同じく「受発注機能（共 P-02）」の買い手側機能（仕入管理）に該当します。
請求管理および入金確認機能により、請求書ごとの入金の有無、未入金リスト、振込期日までに入金されたかどうか、入金遅延の有無を一覧で把握できます。これにより、商品・サービスの販売に伴って発生する売掛金の回収状況を可視化し、未回収債権の管理業務の負担を軽減する「決済機能（共 P-02）」としても機能します。
請求書発行においては、適格請求書発行事業者登録番号、各税率ごとの消費税額および適用税率、取引日付、取引内容、取引金額などを請求書上に明記することで、インボイス制度に対応した請求書（適格請求書）を発行できます。これにより、インボイス対応類型における「受発注」機能の要件を満たします。
6. 基本機能一覧
本システムの主な機能は以下のとおりです。
| 分類 | 機能 |
|---|---|
| 認証・管理画面 | ログイン、管理者TOPページ |
| 顧客管理 | 顧客登録、顧客編集、顧客一覧、顧客検索、請求先情報管理 |
| 発注先管理 | 発注先登録、発注先編集、発注先一覧、発注先検索 |
| 見積管理 | 見積登録、見積一覧、見積編集、見積書発行、見積データ複写 |
| 受注管理 | 受注内容確認、受注ステータス管理、案件進行状況確認 |
| 納品管理 | 納品データ登録、納品一覧、納品書発行、納品状況確認 |
| 請求管理 | 請求データ登録、請求一覧、請求編集、インボイス制度対応請求書発行、請求ステータス管理 |
| 入金確認・決済管理 | 入金済み処理、入金状況確認、未入金一覧、入金遅延確認 |
| 発注・仕入管理 | 発注データ登録、発注一覧、発注編集、発注書発行、仕入状況確認 |
| レポート | 月次売上レポート、請求一覧、発注・仕入レポート |
| 帳票出力 | 見積書、納品書、インボイス対応請求書、発注書の出力 |
| CSV処理 | 請求データCSV出力、売上データCSV出力、発注データCSV出力 |
| 自社情報管理 | 自社情報登録、帳票表示情報管理、ロゴ・社印管理 |
なお、各画面の詳細な操作方法、入力項目、画面キャプチャについては、別添資料「アピス受発注・請求システム リファレンスマニュアル 抜粋」に記載します。
7. 業務フロー概要
本システムを利用した受発注・請求業務の基本的な流れは以下のとおりです。
| ステップ | 業務内容 | 関連機能 |
|---|---|---|
| 1 | 初期設定 | 自社情報登録、顧客登録、発注先登録、帳票設定 |
| 2 | 見積作成 | 見積登録、見積一覧、見積書発行 |
| 3 | 受注管理 | 受注内容確認、受注ステータス管理 |
| 4 | 納品管理 | 納品データ登録、納品書発行、納品状況確認 |
| 5 | 請求管理 | 請求データ登録、請求書発行、請求ステータス管理 |
| 6 | 入金確認 | 入金状況確認、入金済み処理、未入金一覧、入金遅延確認 |
| 7 | 発注・仕入管理 | 発注データ登録、発注書発行、仕入状況確認 |
| 8 | 集計・出力 | 月次売上レポート、発注・仕入レポート、CSV出力 |
本システムでは、初期設定として自社情報、顧客情報、発注先情報を登録した後、日常業務として見積、受注、納品、請求、入金確認を行います。
請求管理では、請求データを登録し、インボイス制度に対応した請求書を発行できます。請求データはステータス管理に対応しており、請求中、入金済みなどの状態を確認できます。また、支払期限と入金状況をもとに、未入金および入金遅延の請求データを確認できます。
発注・仕入業務では、発注データを登録し、発注書の作成、発注履歴の確認、仕入金額の集計を行うことができます。
これにより、見積から受注、納品、請求、入金確認までの売上請求業務と、発注から仕入確認までの購買業務を一元的に管理できます。
6.1 業務フロー図
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